Đánh số thứ tự trong excel tưởng chừng là một công việc khá đơn giản thế nhưng đối với những bạn mới làm quen với excel thì chắc hẳn vẫn còn loay hoay không biết cách thực hiện sao cho nhanh chóng. Vậy thì hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây để được hướng dẫn chi tiết các cách đánh số thứ tự trong excel nhanh chóng và thuận tiện nhé
Đánh số thứ tự trong excel bằng cách kéo chuột
Có lẽ đây là cách làm cơ bản được nhiều người thực hiện nhất. Đối với phương pháp đánh số thứ tự trong excel bằng cách kéo chuột sẽ có 2 cách để bạn có thể áp dụng như sau:
Đánh số thứ tự trong excel trong bằng cách kéo chuột cho danh sách ngắn
Cách này được áp dụng đối với danh sách cần đánh số thứ tự ngắn mà các bạn có thể dùng con trỏ chuột kéo được. Đối với cách này bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tại bảng biểu cần đánh số thứ tự, bạn thực hiện nhập số đầu tiên và ô đầu. Ví dụ: nhập số 1 như hình.
Đang xem: Cách điền số thứ tự trong excel
Bước 2: Sau đó, bạn nhấn giữ phím Ctrl và rê con trỏ chuột vào bên phải của ô bạn vừa nhập số đầu tiên ở góc dưới, cho đến khi con trỏ chuột chuyển sang dấu “+” và có xuất hiện một dấu “+” rất nhỏ giống như ảnh minh họa ở hình dưới.
Bước 3: Sau đó nhấn giữ chuột trái và kéo chuột xuống hết vị trí mà bạn muốn đánh số thứ tự. Khi đó bạn sẽ được kết quả là dãy số thứ tự tăng dần.
Đánh số thứ tự trong excel trong bằng cách kéo chuột cho danh sách dài
Cách trên chỉ nên áp dụng đối với những danh sách cần đánh số thứ ngắn, còn đối với danh sách dài lên đến hàng trăm hay hàng nghìn dòng thì bạn nên thực hiện theo cách sau đây:
Bước 1: Hãy nhập số thứ tự đầu tiên mà bạn muốn bắt đầu đánh số thứ tự và tiếp theo nhập số thứ hai. Ví dụ bạn nhập số 1, rồi tiếp đến số 2 nếu như muốn đánh số thứ tự tăng dần 1 đơn vị. Còn nếu muốn đánh số thứ tự tăng dần 2 đơn vị thì bạn nhập 1 rồi đến 3
Bước 2: Nhấn chuột trái và kéo con trỏ chuột vào 2 ô bạn vừa nhập số thứ tự, sau đó nhả chuột ra rồi đặt ở vị trí góc phải phía dưới ô vừa kéo cho đến khi thấy xuất hiện dấu “+”
Bước 3: Sau đó bạn tiếp tục nhấn chuột trái để kéo giữ chuột đến vị trí mà bạn muốn đánh số thứ tự. Bạn sẽ được kết quả như sau.
Lưu ý: Với 2 cách này nếu như bạn đang kéo mà lỡ tay bị dừng chuột thì có thể tiếp tục thực hiện kéo tiếp tục.
Đánh thứ tự trong excel bằng Fill Series (chuỗi điền)
Sử dụng cách Fill Series sẽ cung cấp cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn đối với cách nhập số. Đối với cách này bạn thực hiện như sau:
Bước 1: Tiến hành nhập số thứ tự cần đánh vào ô đầu tiên trong danh sách. Ví dụ nhập số 1. Nhấp chuột vào ô số thứ tự vừa nhập, sau đó tại tab Home trong nhóm Editing bạn chọn Fill. Sau đó chọn Series..
Bước 2: Khi đó sẽ xuất hiện ra một hộp thoại Series.
Tại mục Series in lựa chọn Rows nếu bạn muốn đánh số thứ tự theo hàng và chọn Columns nếu muốn đánh số thứ tự theo cột
Tại mục Type có thể chọn các tùy chỉnh như sau:
Linear: Đánh số thứ tự tăng dần
Growth: Đánh số lũy tiến
Date: Đánh ngày tháng năm
AutoFill: Đánh số tự động
Step value: Khoảng cách giữa các số thứ tự
Stop value :Chỉ định đánh số thứ tự
Nếu bạn không nhập bất kỳ giá trị nào thì Fill Series sẽ không hoạt động. Như hình dưới mình chọn số thứ tự từ 1 đến 20
Bước 3: Bấm OK. Khi đó kết quả hiện ra sẽ là số thứ tự từ 1 đến 20.
Sử dụng công thức để đánh số thứ tự trong excel
Với cách này bạn thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Điền số thứ tự đầu tiên mà bạn muốn nhập vào cột. Ví dụ như số 1. Tiếp đó, tại dòng thứ 2 của cột số thứ tự bạn nhập công thức như sau “=ô chứa số đầu tiên +1”. Ví dụ như trong hình sau.
Bước 2: Sau khi đã nhập xong và chính xác công thức ở ô thứ 2 thì bạn lại di chuyển con trỏ chuột vào bên phải góc dưới của ô công thức sao cho xuất hiện dấu “+” thì khi đó hãy bấm giữ chuột trái vào kéo xuống đến vị trí cuối cùng mà bạn muốn đánh số thứ tự trong excel. Kết quả sẽ được như sau
Sử dụng hàm để đánh số thứ tự trong excel
Ngoài những cách trên thì bạn có thể sử dụng các hàm để đánh số thứ tự trong excel.
Xem thêm: Cách Sử Dụng Wifi Chìa Khóa Vạn Năng Trên Điện Thoại, Cách Sử Dụng Chìa Khóa Vạn Năng
Đánh số thứ tự trong excel bằng hàm ROW
Đối với cách 1 và cách 2 mà tôi nêu ở trên thì việc bạn đánh số thứ tự được điền là các giá trị tĩnh, có nghĩa là khi bạn xóa đi một số hay di chuyển hàng, cắt dán vào một nơi khác thì số thứ tự ở dưới đó cũng không thay đổi. Do đó dễ dẫn đến tình trạng đánh số thứ tự bị sai và không chủ động được. Do đó, nếu như bạn muốn khắc phục được tình trạng này thì có thể sử dụng hàm ROW để đánh số thứ tự trong excel.
Cách làm này cũng khá đơn giản. Đầu tiên hãy nhập công thức sau vào ô đầu tiên và sau đó sao chép cho cả những ô khác.
= ROW () – 1
Giải thích công thức: Hàm ROW () là cung cấp số hàng của hàng hiện tại. Công thức trên trừ đi 1 bởi danh sách của mình được đánh số thứ tự bắt đầu từ hàng số 2. Còn nếu như dữ liệu của bạn bắt đầu từ hàng thứ 3 thì bạn cần phải sử dụng công thức = ROW () – 2
Hàm ROW có ưu điểm là các số thứ tự sẽ không bị hỏng nếu như bạn xóa đi một hàng trong tập dữ liệu của mình mà nó lại tiếp tục nhảy số thứ tự liên tiếp lại cho bạn. Tuy nhiên hàm này vẫn còn có nhược điểm là nó vẫn hiển thị số thứ tự tại hàng trống.
Đánh số thứ tự trong excel bằng hàm COUNTA
Nếu như bạn muốn đánh số thứ tự tại hàng mà chỉ có chứa dữ liệu thì sử dụng hàm COUNTA là phương pháp chuẩn nhất. Sử dụng hàm COUNTA để đánh số thứ tự có điều kiện: B2 =IF(C2=””,0,COUNTA($C$2:C2))
Trong đó, ô C2 có cố định điểm đầu, còn có điểm cuối không cố định. Với công thức trên tại ô B2 khi kéo xuống công thức đến kết thúc bảng, ô không có giá trị sẽ trả về kết quả về bằng 0 và nó sẽ tiếp tục đếm số thứ tự với những ô có giá trị ta sẽ có bảng kết quả như như sau:
Đánh số thứ tự trong excel bằng hàm SUBTOTAL
Nếu như bạn có một danh sách dữ liệu lớn và cần phải thực hiện lọc dữ liệu và sau đó sao chép, dán dữ liệu vào một trang tính riêng biệt thì SUBTOTAL sẽ giúp bạn làm điều đó. Ngay cả khi bạn lọc tập dữ liệu thì số hàng sẽ vẫn nguyên vẹn.
Giả sử bạn có một danh sách như sau:
Sau khi bạn thực hiện lọc bằng tính năng Filter thì có thể thấy rằng nhiều hàng đã biến mất và theo đó là cũng có sự thay đổi về số thứ tự như sau:
Hàm COUNTA (cột B)
Hàm SUBTOTAL (cột C)
Công thức như sau: =IF(D2=””,””,SUBTOTAL(3,$D$2:D2))
Trong đó:
Ô không có giá trị hàm sẽ không trả kết quả (IF(D2=””,””)
Ô D2 có giá trị thì có thể áp dụng hàm SUBTOTAL(function_num,Ref1,…) (SUBTOTAL(3,$D$2:D2)
Cách đánh số thứ tự trong excel bằng cách tạo bảng excel
Trong phần này mình sẽ hướng dẫn phương pháp yêu thích nhất của mình đó là cách đánh số thứ tự trong Excel với Excel Table. Bạn tiến hành thực hiện theo các bước dưới đây:
Bước 1: Bôi đen toàn bộ vùng dữ liệu, sau đó vào Insert nhấn vào biểu tượng Table. Khi đó một hộp thoại Create Table sẽ hiện ra. Bấm OK để chuyển đổi dữ liệu dạng bảng của bạn thành dạng “Bảng Excel”.
Bước 2: Tại ô dòng đầu tiên của số thứ tự bạn điền công thức như sau:
= ROW () – ROW (Table2 <#Headers>)
Trong công thức trên mình điền là Table 2 vì đó là Table name của bảng mình, bạn có thể quan sát Table name ở góc trái phía trên thanh công cụ. Sau khi bạn nhập công thức và bấm Enter ở ô thứ tự đầu tiên thì tất cả những ô sau đó sẽ tự động nhảy công thức và số thứ tự.
Ưu điểm của phương pháp này đó là:
Đánh số thứ tự một cách nhanh chóng và do nó tự động chèn công thức vào cột nên khi bạn chèn thêm một hàng hay xóa bớt một hàng thì nó cũng sẽ tự động cập nhật lại số thứ tự.
Nếu như bạn thêm nhiều hàng vào dữ liệu thì Excel Table cũng sẽ tự động mở rộng bảng và đánh số thứ tự tiếp theo, coi phần thêm mới tiếp theo như là một phần của bảng.
Trên đây là một số cách đánh số thứ tự trong excel nhanh chóng và thuận tiện mà mình muốn giới thiệu đến bạn. Hy vọng bạn sẽ chọn cho mình được một phương pháp phù hợp nhất để áp dụng trong học tập cũng như trong công việc. Chúc các bạn thành công. Nếu như thấy bài viết hay đừng quên chia sẻ cho bạn bè và những người thân yêu nhé. Cảm ơn đã theo dõi bài viết của chúng tôi.