Doanh nghiệp của bạn đang trên đà phát triển và số lượng các loại hồ cơ cần lưu trữ ngày càng nhiều? Bạn đau đầu vì diện tích văn phòng công ty là giới hạn và các tủ chứa hồ sơ truyền thống thì tốn diện tích không hề nhỏ? Đừng lo vì đã có các cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính vô cùng an toàn và tiện lợi giúp bạn. Cùng tìm hiểu ngay bài viết sau để được hướng dẫn cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính nhé.
Đang xem: Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính
Tại sao nên lưu trữ hồ sơ trên máy tính
Hầu hết các doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ hay thậm chí là cá nhân ngày nay đều chọn cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính thay vì những chiếc tủ hồ sơ cồng kềnh chất đầy tại liệu như trước đây. Vậy lưu trữ hồ sơ trên máy tính đã mang lại tính thuận tiện và lợi ích như thế nào mà khiến phương pháp này trở nên phổ biến đến như vậy?
Trước hết, phải nói đến việc tiết kiệm không nhỏ chi phí lưu trữ của việc lưu hồ sơ trên máy tính. Đối với mọi doanh nghiệp thì số lượng hồ sơ sẽ tăng không ngừng trong suốt quá trình hoạt động và không gian vật lý để chứa hồ sơ tài liệu bằng cách số hóa giấy tờ cũng từ đó tăng lên. Tuy nhiên giá thuê không gian văn phòng, đặc biệt tại các thành phố lớn ngày càng cao và tốn kém không ít tiền của, do vậy cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính là hữu hiệu nhất.
Bên cạnh đó, khi lưu trữ hồ sơ trên máy tính bạn có thể truy xuất hay tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng chỉ bằng vài click chuột. Nếu như trước kia bạn tốn không ít thời gian để vật lộn tìm kiếm 1 vài bộ hồ trơ trong những chiếc tủ đầy ắp giấy tờ thì giờ đây điều này đã được loại bỏ hoàn toàn.Ngoài ra, cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính thay vì cách truyền thống còn mang lại không ít lợi ích khác cho bạn. Khi bạn đi công tác hay làm việc ngoài văn phòng, bạn không cần phải mang một đống tài liệu nữa mà chỉ cần một chiếc laptop là bạn có thể xử lý công việc ở mọi lúc mọi nơi.
Hơn thế nữa, các tài liệu của bạn sẽ được gửi đi một cách nhanh chóng qua internet thay vì phải mất nhiều ngày gửi tài liệu giấy qua bưu điện như trước. Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính cũng khá là an toàn vì có không ít các phần mềm bảo mật quyền riêng tư trên máy tính hiện nay. Sẽ khó để bạn xảy ran guy cơ trộm cắp hay mất mát tài liệu quan trọng khi có lũ lụt hay hỏa hoạn xảy ra trong tòa nhà.
Cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính như thế nào
Có rất nhiều cách lưu trữ hồ sơ trên máy tính được sử dụng hiện nay. Bạn có thể dùng các phần mềm tin học văn phòng như Word, Excel để tạo lập tài liệu, hồ sơ. Ngoài ra với các tài liệu quan trọng bằng giấy tờ, bạn có thể dùng máy để scan mà đưa vào máy tính một cách dễ dàng và lưu chúng thành các file trong các ổ đĩa của máy tính.
Bên cạnh việc lưu hồ sơ bằng bộ nhớ trực tiếp trên máy, hiện nay bạn hoàn toàn có thể lưu các dữ liệu của mình qua một số phần mềm trực tuyến như Google Drive, Dropbox, Mediafire… bằng internet. Điều này khá là thuận lợi cho bạn, vì bạn có thể truy cập hồ sơ dữ liệu của mình tại bất cứ đâu với một chiếc máy tính có kết nối internet mà không nhất thiết phải là laptop cá nhân của mình.
Tuy nhiên, với cách lưu chứng từ sơ trên máy tính, khi sử dụng bạn cũng phải nắm được vài lưu ý để tránh có vấn đề xảy ra. Bạn không nên lưu mọi thứ quan trọng trong ổ C do ổ C hay được sử dụng để lưu win của máy, nếu gặp phải virut và phải cài lại win thì mọi dữ liệu trong ổ C mà bạn lưu sẽ hoàn toàn biến mất. Ngoài ra, khi lưu trữ tài liệu bạn cũng cần sắp xếp các file một cách có hệ thống và khoa học để dễ dàng hơn cho việc truy xuất tài liệu khi cần nhé.
Hy vọng sau bài viết này, bạn đã biết cách lưu hồ sơ trên máy tính và lợi ích của phương pháp lưu trữ này. Chúc bạn luôn thành công.
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ chứng từ – Lưu Hồ Sơ sẽ cố gắng mang đến bạn những thông tin hữu ích nhất qua các bài viết, vì vậy hãy thường xuyên theo dõi chúng tôi qua website nhé.
Thông tin liên hệ