Việc quản lý kho hàng không phải là việc đơn giản đối với những chủ cửa hàng bởi số lượng hàng nhiều, đôi khi sẽ rất khó kiểm soát cùng lúc nhiều thông tin phức tạp đi kèm như ngày xuât nhập, hạn sử dụng,…Tuy nhiên, nếu như bạn biết sử dụng công cụ hỗ trợ quản lý hàng hóa bằng excel thì công việc quản lý kho của bạn sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều đấy.Excel là 1 công cụ hỗ trợ đắc lực cho công việc quản lý kho hàng mà cửa hàng kinh doanh nào cũng nên biết. Không chỉ đơn giản, tiện lợi, phần mềm ứng dụng này còn không đòi hỏi bạn phải trả bất kì một khoản chi phí nào. Hãy cùng tham khảo cách quản lý kho bằng Excel hiệu quả qua bài viết sau đây nhé.
Đang xem: Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa
Vì sao cần phải quản lý kho hàng bằng Excel
Kho hàng là một module cho phép doanh nghiệp thực hiện các nghiệp vụ xuất nhập kho, chuyển kho, quản lý tồn kho, kiểm kho, hay lưu lại toàn bộ lịch sử xuất nhập kho của doanh nghiệp. Đây là một công việc khó khăn nhất đối với bất cứ chủ kinh doanh nào.
Vì sao cần phải quản lý kho hàng bằng ExcelQuản lý kho bằng excel chính là cách thực hiện những thao tác quản lý đối với hàng tồn – xuất & nhập kho, báo cáo,… mỗi thao tác quản lý đều mang lại những hiệu quả & lợi ích khác nhau. Chủ cửa hàng sẽ biết chính xác lượng hàng hóa mà mình nên hạn chế nhập. Và đồng thời có thể biết được số lượng hàng hóa mà cửa hàng đang thiếu nếu như làm tốt công tác quản lý tồn kho trên excel.Tương tự giống như vậy, file excel quản lý bán hàng sẽ có thể giúp bạn quản lý & thống kê được tổng số hàng được giao đi và tổng số hàng nhập về 1 cách nhanh chóng. Các chủ tiệm có thể kiểm tra vào bất kỳ lúc nào để biết được tốc độ buôn bán của shop bằng file excel quản lý bán hàng.
Tải file quản lý hàng hóa bằng Excel đơn giản hiệu quả
Những số liệu cần có trong file Excel nhập xuất hàng tồn kho
Cách quản lý hàng hóa trên excel để thay thế phần mềm bán hàng chuyên nghiệp, file quản lý kho Excel cần phải có đầy đủ những số liệu cần thiết cho công việc tính toán & trích xuất báo cáo như: bảng số liệu & mẫu phiếu nhập kho, xuất kho.Cụ thể như sau:
File Excel nhập xuất tồn hàng hóa cần phải có bảng số liệu: Ghi số lượng nhập, mã hàng hóa, ngày, chứng từ. Cụ thể bao gồm:Sổ kho: sản phẩm,, số thứ tự, xuất nhập trong ngày, tồn đầu ngày, tồn cuối ngày.Sổ kho để in: Ngày, chứng từ, xuất nhập tồn, diễn giải, số lượng và giá tiền.Sổ chi tiết hàng hóa: Tài khoản đối ứng, tồn kho, đơn giá, xuất nhập, chứng từ, diễn giải.Báo cáo xuất nhập tồn: Tên của hàng hóa, mã hàng hóa, dư đầu kỳ, đơn vị tính, xuất nhập trong kỳ, tồn cuối kỳ.File quản lý kho bằng Excel cần có mẫu phiếu nhập kho, xuất kho: Số thứ tự, tên, hàng hóa, nhãn hiệu, vật tư, đơn vị tính, đơn giá, số lượng, mã số, thành tiền.
Mẫu excel quản lý hàng hóaBước đầu tiên là nhập dữ liệu vào file Excel nhập xuất tồn hàng hóa
Download file quản lý hàng hóa bằng Excel đơn giản miễn phí tại đây
Chủ cửa hàng có thể tải phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí sau đây để hỗ trợ việc quản lý cửa hàng hiệu quả hơn.Mẫu File Excel quản lý kho hàng đơn giản miễn phí cho cửa hàng:
Mẫu thứ nhất: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1L0j1O95hN421S6I57d23M9bZN-aeGGYh/edit#gid=956469Mẫu thứ hai: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1PF37xa1IR_QMk7RHWXzWM20lCjZcoOdY/edit#gid=7058131Mẫu thứ ba: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1INBABGCvOrPUueUid96PXCaoi6dwi9UV/edit#gid=435135554
Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí cho các nhà máy, doanh nghiệp:https://docs.google.com/spreadsheets/d/1eLE2zWj8GDn73Jsg4ZzKwqrX_9UKPP6P/edit#gid=1924338412
Một số lưu ý giúp quản lý kho hàng bằng Excel hiệu quả
Quản lý vật tư bằng file Excel nhập xuất tồn hàng hóa không chỉ giúp kiểm soát hàng tồn tốt nhất. Mà còn giúp tiết kiệm chi phí sử dụng & đầu tư phần mềm. Để sử dụng file Excel quản lý hàng tồn kho miễn phí hiệu quả, cac chủ cửa hàng cần chú ý những vấn đề sau.
Thiết kế file quản lý kho bằng Excel phù hợp với lĩnh vực ngành hàng
Tùy theo đặc tính sản phẩm & tình hình kinh doanh khác nhau mà mỗi cửa hàng sẽ thiết lập file Excel quản lý tồn kho sao cho phù hợp. Điều này góp phần giúp lưu trữ được thông tin chính xác, nhanh chóng. Và đồng thời dễ dàng kiểm soát & đồng bộ dữ liệu.
Cần có kiến thức cơ bản về Excel để xử lý lỗi
Để dùng file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel miễn phí dễ dàng đòi hỏi người sử dụng cần phải có nền tảng nhất định về công cụ này. Bởi những hàm & phép tính trong Excel tương đối phức tạp, có thể sẽ gây khó khăn cho nhiều cá nhân khi thao tác. Sau đây là 1 số kiến thức cơ bản người dùng cần hiểu rõ khi sử dụng Excel:
Các thao tác về nhập & thống kê dữ liệu.Các kỹ năng định dạng & thiết kế bảng tính.Sử dụng các hàm If, Sumif, Subtotal, Hlookup, Average, Vlookup, Countif, If,…Những thao tác để xử lý tập tin.
Một số kiến thức hàm cơ bản người dùng cần hiểu rõ khi sử dụng ExcelVlookup là hàm tính toán thông dụng trong tạo file quản lý kho bằng Excel
Một vài chú ý khác khi tạo file quản lý xuất nhập tồn hàng hóa trên Excel
Quản lý kho Excel cần nhập dữ liệu 1 cách cẩn thận, tránh gặp phải những sai sót.Lưu ý chỉnh độ rộng của ô trước khi bắt đầu viết hàm.Trang bị tính năng bảo mật để giúp bảo vệ dữ liệu trước sự xâm nhập của người ngoài, virus gây hại, và hạn chế tối đa việc mất dữ liệu.File Excel quản lý hàng tồn kho cần nhập hàm đúng về những giá trị tham chiếu, nhằm tránh sai các lỗi cơ bản.
Những rủi ro khi quản lý kho bằng file Excel
Phần mềm Excel quản lý kho miễn phí được coi là 1 giải pháp khá toàn diện được nhiều chủ cửa hàng sử dụng. Tuy nhiên, file này vẫn còn tồn tại nhiều những hạn chế chưa được khắc phục, vô tình gây khó khăn cho người sử dụng.
File Excel quản lý xuất nhập tồn kho còn nhiều hạn chế
File Excel quản lý kho cần nhập thủ công, dễ sai so, tốn nhiều thời gian. Hay đòi hỏi các nhân viên phải nhập liệu từng con số, thông tin. Khi số lượng thông tin quá lớn, nhân viên có thể nhập liệu nhầm lẫn kéo theo những sai sót cho toàn bộ hệ thống, gây ảnh hưởng xấu đến bộ phận bán hàng & kho.Do đó, để chắc chắn những thông tin nhập vào file quản lý kho Excel là chính xác, nhân viên cần phải kiểm tra lại nhiều lần, gây tốn kém nhiều thời gian. Và hơn nữa, nếu quy mô kinh doanh quá lớn, phương thức quản lý kho bằng file Excel có thể cần nguồn nhân lực dồi dào, và gây lãng phí tiền của doanh nghiệp.
File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, và dễ mất
File Excel quản lý xuất nhập tồn kho được lưu trữ trên máy tính sử dụng chung cho 1 cửa hàng nên không thể bảo mật tuyệt đối. Đặc biệt, Excel chưa có tính năng phân cấp quyền cụ thể cũng như thể hiện lịch sử chỉnh sửa của từng cá nhân như công nghệ điện toán đám mây hiện nay nên dữ liệu dễ bị điều chỉnh, và không phục hồi được.
File Excel quản lý kho hàng không bảo mật được dữ liệu, và dễ mấtFile Excel quản lý xuất nhập tồn kho không có tính bảo mật caoNgoài ra, không ít các trường hợp máy tính gặp sự cố, đứng máy, tắt máy đột ngột khi file chưa được lưu hay người sử dụng vô tình làm mất dữ liệu. Lúc này, không những không lấy lại được file Excel quản lý kho sản xuất mà chủ cửa hàng cũng không thể truy cứu trách nhiệm đến 1 cá nhân cụ thể nào.
File Excel quản lý kho sản xuất khó cập nhật thời gian thực
File quản lý hàng tồn kho bằng Excel cập nhật số liệu real-time (liên tục) cùng với các phòng ban khác. File không hỗ trợ chạy trên nền tảng Internet do đó không thể đồng bộ số liệu liên tục với những phòng ban khác. Khi có bất kỳ sự thay đổi hàng hóa nào trong kho, bộ phận kho cần kiểm kê mới có thể báo cáo về số lượng chính xác với phòng ban khác. Chính vì tình trạng thông tin không kịp thời này sẽ có thể vô tình gây ra nhiều bất tiện.
Quản lý hàng hóa bằng Excel dễ bị nhầm lẫn qua khâu quản lý công nợ
Khi quá nhiều thông tin lưu trữ trong cùng một file Excel quản lý kho sản xuất, sẽ có khả năng cao gây ra nhầm lẫn giữa các trường dữ liệu, và đặc biệt là công nợ của các nhà cung cấp. Đây là tình trạng quen thuộc của nhiều người sử dụng Excel, vô tình sẽ gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của cửa hàng.
Sử dụng file Excel quản lý kho bán hàng không thể lập báo cáo kinh doanh
Khi quản lý kho hàng bằng Excel, chủ cửa hàng sẽ không thể theo dõi báo cáo tổng quát về tình hình kinh doanh của cửa hàng. Mà chỉ có thể xem 1 số bảng tính, biểu đồ đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Đây được xem như là một nhược điểm lớn của công cụ Excel.
Quản lý kho hàng toàn diện với phần mềm quản lý kho
Nhằm cải thiện các nhược điểm của file Excel quản lý kho bán hàng, đồng thời giúp quản lý rủi ro hiệu quả hơn, những phần mềm quản lý kho ra đời giúp quản lý kho hàng toàn diện, tối ưu hiệu quả kinh doanh.
Phần mềm quản lý kho bằng excel miễn phí giúp tích hợp báo cáo trực quan và rõ ràng
Phần mềm quản lý kho miễn phí bằng Excel giúp kiểm soát kho trở nên dễ dàng
Khác với file Excel quản lý kho, phần mềm quản lý kho cho phép người sử dụng dễ dàng kiểm soát bằng mã vạch, mã code sản phẩm, nhằm hạn chế tối đa tình trạng nhầm lẫn dữ liệu. Ngoài ra, toàn bộ thông tin đều sẽ được lưu trữ trên nền tảng Internet, công nghệ điện toán đám mây nên không sợ bị mất số liệu. Nhờ đó, quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn.
Thông tin hàng được đồng bộ hóa
Thông tin được lưu trữ trên những đám mây trong phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí nên có thể đồng bộ hóa với nhiều những bộ phận khác để cập nhật tình hình kho chính xác & kịp thời. Từ đó, chủ cửa hàng tính toán số lượng hàng tồn kho tối thiểu, đơn hàng cần nhập, sản phẩm có xu hướng bán chạy & sử dụng vốn hiệu quả hơn.
Luôn cập nhật & hỗ trợ thường xuyên
Phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí luôn hỗ trợ khách hàng một cách thường xuyênNhìn chung, việc sử dụng quản lý hàng hòa bằng exel sẽ hỗ trợ chủ shop quản xuất nhập tồn hiệu quả hơn. Tuy nhiên, để có thẻ giải quyết triệt để những rủi ro còn tồn tại, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng những phần mềm chuyên nghiệp. Liên hệ ngay với chúng tôi Chuyển Nhà 24H để được trải nghiệm dùng thử miễn phí 7 ngày!