quản lý hồ sơ cá thể của mỗi nhân sự ra sao cho đúng? Cùng xem thêm và download về miễn phí tổn file Excel thống trị hồ sơ nhân sự sau đây của upes2.edu.vn.vn.

*

Biểu mẫu Excel cai quản hồ sơ nhân sự

1. Các thành phần của một tệp tin Excel làm chủ hồ sơ nhân sự

Trong file cai quản hồ sơ nhân sự bởi Excel bao gồm những thông tin sau:

Mã nhân viên (mã chấm công): từng nhân sự được gán với cùng một mã số cố định không trùng nhau. Khi nhân sự đó nghỉ việc, mã số này nên được giữ nguyên (không gán lại cho người khác).

Bạn đang xem: File quản lý nhân sự bằng excel

Họ cùng tên

Bộ phận

Loại hình nhân sự: BOD, quản lí lý, nhân viên,...

Vị trí công việc: là tên vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao hàm cả level hiện tại. Ví dụ: chuyên viên sales level 1

Loại hình làm việc: Full-time, part-time, thời vụ,...

Cơ sở có tác dụng việc: Trụ sở, trụ sở 1, trụ sở 2,...

Các loại sách vở và giấy tờ cần thiết: Sơ yếu lý kế hoạch có xác thực địa phương, bạn dạng sao công bệnh CMTND hoặc CCCD, bạn dạng sao công bệnh giấy khai sinh, bạn dạng sao công triệu chứng sổ hộ khẩu, bạn dạng sao công bệnh bằng xuất sắc nghiệp, Giấy xét nghiệm sức khoẻ bao gồm dấu đỏ, phù hợp đồng bao gồm chữ ký kết và dấu đỏ, có thể thêm ảnh thẻ.

2. Cần phối hợp hồ sơnhân sự với đa số biểu chủng loại nhân sự Excel nào khác?

Nếu như để cai quản thông tin ứng viên, bộ phận tuyển dụng chỉ việc quan vai trung phong tới một vài thông tin cơ bản như họ và tên, thông tin liên hệ, chuyên môn học vấn, tay nghề làm việc,... Thì cai quản nhân sự yên cầu phức tạp nhiều hơn thế nữa thế.

Để làm chủ một cách bao quát và không hề thiếu hồ sơ nhân sự, thì bên cạnh file Excel làm hồ sơ nhân sự, doanh nghiệp buộc phải sở hữumột khối hệ thống gồm 5biểu chủng loại Excel khác:

File Excelquản lý list nhân sự tổng quan:Đây là trang tổng quan độc nhất về thông tin của những nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp (đang vào thời hạn hợp đồng).

File Excel thống trị hợp đồng: Doanh nghiệp đề xuất dùng file Excel này cai quản thông tin phù hợp đồng thử việc và các loại vừa lòng đồng lao động (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước nhất định gồm thời hạn bên dưới 12 tháng, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ không khẳng định thời hạn).Các trường tin tức của biểu mẫu quản lý hợp đồng nhân sự khá 1-1 giản, tuy vậy lại tổng quan lượng tài liệu lớn và đòi hỏi độ đúng đắn cao.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự mới: Trong quy trình hoạt động, chắc rằng doanh nghiệp đã đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. Filequản lý hồ sơbằng Excel về cơ bản là sự phối hợp giữa hai biểu mẫu list nhân sự với Hồ sơ cá nhân, nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào những thông tin quan trọng trong quá trình onboarding (nhập môn) nhân sự.File Excel quan sát và theo dõi nhân sự nghỉ việc:Cũng tương tự như như Biểu mẫu theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự nghỉ ngơi việc, doanh nghiệp lớn cần thân thương hơn sự chuyển đổi của những yếu tố sẽ bị huỷ hiệu lực sau khi nhân sự ngủ việc, cũng giống như hồ sơ cần thiết để hoàntất thủ tục xong xuôi hợp đồng.

File Excel theo dõi biến động tiền lươngcủa nhân sự: chưa phải là nhân sự bắt đầu hay nhân sự nghỉ việc, biến động tiền lươngbao gồm các trường đúng theo tăng lương, sút lương, tăng level, sút level, luân chuyển vị trí, đưa công tác,... Trong tệp tin Exceltheo dõi dịch chuyển này, cần chú ý tới ngày sự thay đổi có hiệu lực.

Để hỗ trợ phần tử nhân sự những doanh nghiệp, upes2.edu.vn.vn đã tổng vừa lòng thông tin tất cả 06 biểu chủng loại trên thành một BỘ BIỂU MẪU QUẢN LÝ NHÂN SỰ BẰNG EXCEL. Click tại trên đây để download về miễn phí.

*

Các tư liệu khác hoàn toàn có thể tải về:

1.Bộ trường đoản cú điển năng lượng & bạn dạng mô tả các bước cho 60+ địa điểm trong doanh nghiệp

2.Mẫu Excel bảng chấm công tiên tiến nhất (theo giờ, ngày, tuần)

3.Mẫu Excel bảng tính lương hiện tại hành (cập nhật 5/2021)

4.Mẫu Word quy định lương thưởng, phụ cung cấp và xử phạt cần sử dụng trong doanh nghiệp

5.Mẫu Word nội quy công ty (bản tương đối đầy đủ 21 trang)

6.Mẫu Word sổ tay nhân viên (employee handbook) bản đầy đủ 38 trang

3. Có chiến thuật nào sửa chữa biểu mẫu Excel để quản lý hồ sơ nhân sự nhanh - gọn gàng - đúng đắn - bảo mật hơn không?

Quản lý nhân sự bằng Excel từ tương đối lâu đã được coi là nhiệm vụ thân thuộc của thành phần Nhân sự những doanh nghiệp. Sự quen thuộc này thậm chí là còn được xem như là lẽ đương nhiên: bọn họ vẫn đang từng ngày từng giờ trung thành với các bước tra soát, nhập liệu bằng tay trên phần đông file số liệu này.

Đúng vậy, “quản lý hồ sơ nhân sự” là điều bắt buộc phải làm. Thế nhưng, công cụ có thể sử dụng đâu mang định chỉ hoàn toàn có thể là “Excel”?

Theo Gartner, 30% công ty lớn quy mô trung bình và béo trên toàn cầu sẽ sử dụng bộ công cụ dựa trên đám mây cho những nhiệm vụ quản ngại trị nhân sự vào năm 2020.

Ngày nay, technology 4.0 bao phủ sóng rộng lớn rãi, thậm chí trí tuệ tự tạo (Artificial Intelligence - AI) và technology máy học tập (Machine Learning - ML) sẽ đóng vai trò đặc biệt trong nhiều nghiệp vụ quản trị với vận hành; vậy chẳng có gì khó hiểu khi doanh nghiệp sửa chữa Excel bằng một công cụ văn minh hơn để làm chủ nhân sự.

Và quan trọng hơn hết, việc tận dụng tối đa một giải pháp tiện điểm cộng giúp doanh nghiệp không phải tập trung không ít vào các công việc liên quan lại tới giấy tờ thủ tục mà không tạo ra năng suất có tác dụng việc.

a. 06 điểm yếu của biểu chủng loại Excel khi sử dụng để thống trị nhân sự

Dữ liệu phân tán, rất cực nhọc để kiểm tra soát toàn diện hay làm báo cáo toàn diện, gây cản trở việc ra quyết định

Khi quản lý hồ sơ bằng file Excel, chắc hẳn rằng doanh nghiệp đã biết rằng dữ liệu có khả năng sẽ bị phân tán ở các file khác nhau. Họ cũng ngầm gật đầu sẽ chi thêm nhiều thời gian và công sức của con người để xử lý.

Tuy nhiên, vấn đề đó không đơn giản dễ dàng chỉ là tiêu tốn lãng phí nguồn lực mang đến doanh nghiệp, hơn nữa dẫn tới các hệ luỵ nguy hiểm hơn - cản trở việc rà soát tổng thể, tạo report nhân sự, và việc hối hả ra quyết định của lãnh đạo.

Không đảm bảo bảo mật

Lẽ dĩ nhiên là nhà thống trị nào vẫn muốn bảo mật những thông tin trong doanh nghiệp, nhất là các tài liệu nhạy cảm. Trong công tác cai quản nhân sự chứa không hề ít dữ liệu như vậy: nấc lương của từng nhân sự, số CMTND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số phù hợp đồng, tại sao nghỉ việc,...

Xem thêm: Điểm Chuẩn Đại Học Hà Nội, Điểm Chuẩn Trường Đại Học Hà Nội Năm 2021

Tuy nhiên, các biểu chủng loại Excel thực thụ không đảm bảo bảo mật. Không có phân quyền, ko có khu vực dữ liệu như thế nào được khắc ghi “chỉ dành cho người quản lý” cả. Mặc dù chủ tải file rất có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi khác trường thích hợp bị rò rỉ ra ngoài.

Đó là chưa kể không ít người dân sẽ buộc phải dùng tầm thường một biểu mẫu: nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,... Việc kiểm soát điều hành bảo mật gần như là là không thể.

*

Quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel ẩn chứa nhiều mối nguyhại mang lại doanh nghiệp

Không thể còn lại “thừa kế” cho những người sau

Giả sử tất cả một chủ tịch nhân sự mới đến đón nhận công việc, nhưng cô ấy lại bắt buộc “giải mã” biện pháp đặt tên và sắp xếp những thông tin bên trên biểu mẫu Excel mà fan cũ để lại. Vậy cô ấy hoàn toàn có thể làm gì ngoài bài toán phải sửa đổi những biểu chủng loại đó theo sự đọc biết và tay nghề của mình, hoặc tệ hơn nữa là bước đầu lại từ số lượng 0 tròn trĩnh.

Biểu mẫu cai quản nhân sự bởi Excel là một trong tài nguyên cực hiếm của doanh nghiệp, tuy thế thật tiếc là không có công dụng bàn giao với thừa kế trọn vẹn.

Khả năng tích đúng theo kém

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có nhiều phần mềm doanh nghiệp rất có thể sử dụng như ứng dụng chấm công, phần mềm tính lương, phần mềm làm chủ KPI/OKR, cai quản tài sản, cai quản tài liệu, phần mềm chat, chữ cam kết điện tử,... điểm yếu của biểu chủng loại Excel là quan trọng tích phù hợp với những công cụ tiến bộ đó.

Ngay cả với những công cụ phổ biến hơn hẳn như là đồng hồ, kế hoạch biểu hay tin nhắn thì Excel cũng không liên kết được.

Dễ tạo ra những lỗi sai bởi thao tác của bé người

Tất cả các thao tác của con tín đồ trên biểu mẫu mã Excel, từ các việc nhập liệu tới tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,... đa số được thực hiện trọn vẹn thủ công. Con tín đồ không được thiết kế sẵn như phần mềm nên không nên sót là điều dễ hiểu; mà lại không hỗ trợ được con tín đồ thì là thiếu sót của công cụ.

Sai lầm đã còn xẩy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người dân cùng truy cập và sửa đổi một tệp tin Excel. Ngay tại lúc nhìn thấy người khác đang thao tác làm việc trên cùng một đồ họa với mình, nhân viên của bạn đã có thể bị mất tập trung và gây ra nhầm lẫn.

Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu vững mạnh cùng với doanh nghiệp. Khi càng có không ít nhân viên thì cơ sở dữ liệu nhân sự càng trở buộc phải khổng lồ. Không thể giải quyết bằng phương pháp cứ tăng lên số trang, số dòng, số cột,... được.

Hay nói biện pháp khác, lúc doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô, cai quản nhân sự bằng biểu mẫu mã Excel truyền thống lịch sử gần như thể không tưởng.

b. ứng dụng quản trị tin tức nhân sự upes2.edu.vn HRM là giải pháp số 1 để thay thế biểu mẫu nhân sự Excel

Thấu hiểu các bài toán trong nhiệm vụ quản trị và các nhược điểm của biểu chủng loại nhân sự Excel kể trên, upes2.edu.vn.vn vừa qua đã cho trình làng một phương án thay thế hoàn hảo - Phần mềm làm chủ thông tin nhân sự upes2.edu.vn HRM.

Phần mượt upes2.edu.vn HRM+ với các tính năng tuyển chọn dụng, hội nhập, làm chủ thông tin nhân sự toàn diện

upes2.edu.vn HRM bao gồm thể auto tạo ra các report chuyên sâu, góp bạn gấp rút đưa ra quyết định nhân sự

Đâu là phần lớn chỉ số đặc trưng cần thống kê lại trong quản lí trị nhân sự? con số nhân sự và workload của những phòng ban? Tổng số tiền thuế yêu cầu nộp? Tổng số chi phí lương đề nghị trả toàn công ty? Số chi phí lương ở trong phòng marketing? nút lương trung bình trên một nhân sự? Tổng bỏ ra phí? ROI nhân sự?

Các chỉ số này sẽ tiến hành tính toán auto từ những dữ liệu sẵn có của bạn trên phần mềm, và hiển thị lập tức (real-time) trong mục báo cáo.

Như vậy, bất kể lúc nào bạn cũng có thể nắm được tình trạng tổng quan lại về nhân sự vào doanh nghiệp để đưa ra các quyết định đúng đắn.

*

Một phần đồ họa các report được tạo auto từ những thông tin nhân sự trên upes2.edu.vn HRM

upes2.edu.vn HRM có tác dụng bảo mật chặt chẽ, chỉ bạn được phân quyền mới có thể truy cập dữ liệu

Nếu như một file Excel tiện lợi được chia sẻ ra ngoài; thì để truy cập được vào khối hệ thống upes2.edu.vn HRM của doanh nghiệp, một người bắt buộc phải sở hữu một tài khoản phần mềm (được chế tạo và kiểm soát và điều hành bởi chủ doanh nghiệp) VÀ được phân quyền cho. Thông thường, chỉ bao gồm lãnh đạo với một vài nhân viên nhân sự v.i.p mới tất cả quyền chỉnh sửa dữ liệu toàn công ty, còn cai quản chỉ bao gồm quyền xem (chứ chưa phải chỉnh sửa) dữ liệu của cấp cho dưới thuộc phòng ban mình.

Đối với mắt nhìn từ phía nhân viên, upes2.edu.vn.vn có cung ứng thêm một vận dụng khác nhằm họ từ bỏ xem thông tin cá nhân và các dữ liệu thao tác làm việc khác của phiên bản thân được lưu trữ bởi doanh nghiệp. Ứng dụng này mang tên upes2.edu.vn Me, còn được gọi là Trang hồ nước sơ cá thể của từng người.

Như vậy, không chỉ bảo mật thông tin tốt hơn, ứng dụng của upes2.edu.vn còn đề cao tính minh bạch, thỏa mãn nhu cầu mong muốn được biết của nhân viên trong những lúc vẫn đảm bảo an toàn quyền điều hành và kiểm soát của doanh nghiệp.

upes2.edu.vn HRM có thiết kế chuyên nghiệp, dễ sử dụng, dễ ợt bàn giao đến người quản lý khác

Phần mềm có khả năng lưu trữ dữ liệu vô thuộc lớn, năng lực hiển thị cũng rộng gấp các lần đối với một biểu mẫu mã Excel nên không tồn tại thông tin nào giống như một “mã số túng ẩn” cả.

Ngay cả đồ họa và bí quyết sắp xếp những trường tin tức cũng theo đúng quy chuẩn chỉnh và logic, bảo đảm an toàn dễ dàng phát âm hiểu và áp dụng cho một tín đồ mới - nhắc cả là một trưởng chống nhân sự giàu kinh nghiệm hay một chuyên viên mới vẫn còn đó “gà mờ”.

*

Một phần bối cảnh của Phần mềm làm chủ thông tin nhân sự upes2.edu.vn HRM

upes2.edu.vn HRM có khả năng tích hợp lớn theo cả chiều rộng và chiều sâu

Trong bộ phương án quản trị nhân sự trọn vẹn của upes2.edu.vn.vn còn nhiều phần mềm có lợi khác: ứng dụng onboarding nhân viên cấp dưới mới, chấm vô tư nhận diện khuôn mặt, tính công, tính lương, cai quản trị mục tiêu, làm chủ tài sản,... ứng dụng HRM được tích hợp ngặt nghèo với tất cả các phần mềm này - và cả những công cụ bên phía ngoài khác.

Lấy ví dụ, trên upes2.edu.vn HRM, nhân sự A có thông tin mã chấm công là 072, email nội bộ là nguyenvana