Trong bài viết này, upes2.edu.vn sẽ đề cập đến mẫu đơn đặt hàng là gì, những gì bạn cần biết khi tạo đơn đặt hàng và một số mẫu đơn đặt hàng cho bạn tham khảo.
Đang xem: Form mẫu đơn đặt hàng bằng excel
Là một doanh nghiệp, việc theo dõi hàng tồn kho và đặt hàng từ nhà cung cấp rất cần thiết cho sự phát triển của doanh nghiệp. Mẫu đơn đặt hàng là điều cần thiết cho một quy trình mua hàng được quản lý tốt, nhưng nhiều nhân lực của doanh nghiệp không hiểu chúng thực sự là gì hoặc sử dụng chúng như thế nào là tốt nhất. Cùng upes2.edu.vn đi tìm hiểu mọi điều về mẫu đơn đặt hàng trong bài viết sau đây.
Mẫu đơn đặt hàng là gì?
Mẫu đơn đặt hàng là văn bản được dùng khi một cá nhân hoặc doanh nghiệp thực hiện việc đặt mua một sản phẩm hàng hóa với số lượng dù ít hay nhiều đều được người bán lập nên. Liệt kê tất cả mặt hàng mà người mua đã đặt thông qua hình thức trực tiếp hay gián tiếp (đặt hàng qua mạng hoặc gọi điện).
Đơn đặt hàng (gọi tắt là PO, viết tắt của từ Purchase Order) là một tài liệu ràng buộc pháp lý do người mua tạo ra và xuất trình cho người bán. Giống như “giỏ hàng” của bạn trên một trang web thương mại điện tử (ví dụ như Shopee), đơn đặt hàng về cơ bản là một danh sách những gì bạn muốn mua. Nó đưa ra các chi tiết đơn đặt hàng, bao gồm số lượng và loại sản phẩm mà người mua cần, cũng như các điều khoản thanh toán và chi tiết giao hàng.
Mẫu đơn đặt hàng dùng cho mục đích gì
Sự khác biệt giữa nhu cầu mua và yêu cầu mua ở chỗ nó đóng vai trò như một hợp đồng giữa người mua và người bán. Bằng cách gửi đơn đặt hàng, người mua cam kết mua hàng hóa hoặc dịch vụ với số tiền đã thỏa thuận. Vì đơn đặt hàng được thực hiện trước khi người mua nhận được hóa đơn của họ, đơn đặt hàng cung cấp cho người bán bảo hiểm đối với việc không thanh toán.
Đơn đặt hàng thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp nhỏ đang đặt hàng với số lượng lớn. Ví dụ, một cửa hàng thú cưng có thể cần mua một số loại thức ăn cho chó từ một nhà cung cấp và đặt nhiều túi cho mỗi loại thức ăn.
Xem thêm: Cách Xóa Lịch Sử Duyệt Web Trên Chrome Và Firefox, Xóa Lịch Sử Duyệt Web Trên Chrome
Một ví dụ dưới đây là quy trình đặt hàng mà chủ cửa hàng thú cưng sẽ sử dụng để nhận được hàng hóa mà họ cần:
Chủ cửa hàng thông báo rằng họ đang có lượng hàng trong kho thấp.Chủ cửa hàng tạo một đơn đặt hàng với chính xác những gì họ cần từ nhà cung cấp và số tiền họ sẽ trả cho đơn đặt hàng đó.Nhà cung cấp trả lời “Có” bằng mẫu xác nhận đơn đặt hàng vì họ có thể cung cấp những mặt hàng đó và chấp nhận đơn đặt hàng.Nhà cung cấp có thể trả lời “Không” bằng việc gửi lại mẫu thư từ chối đơn đặt hàng nếu họ hết hàng, một mặt hàng đã bị ngừng cung cấp hoặc có các vấn đề khác với đơn đặt hàng, trong trường hợp đó, đơn đặt hàng sẽ bị hủy.Nhà cung cấp hoàn thành đơn đặt hàng và giao các mặt hàng vào ngày đến hạn đã thỏa thuận.Nhà cung cấp xuất hóa đơn hoặc hóa đơn bán hàng cho các mặt hàng đã mua.Người mua thanh toán cho món hàng.
Ngoài ra, người mua cũng có thể tạo đơn đặt hàng đặc biệt cho các lô hàng đặc biệt lớn hoặc mua hàng định kỳ. Một đơn đặt hàng định kỳ cho phép người mua mua các sản phẩm nhiều lần trong nhiều khoảng thời gian khác nhau sử dụng chung số PO.
Một đơn đặt hàng cố định là một thỏa thuận giữa hai bên cho nhiều giao dịch trong khoảng thời gian thiết lập, đối với một giá cố định. Đơn đặt hàng cố định thường được sử dụng giữa các công ty có mối quan hệ bền vững, và đôi khi đi kèm với chiết khấu hoặc các ưu đãi khác.
Ưu điểm khi dùng mẫu đơn đặt hàng là gì?
Đối với người mua:
Theo dõi lịch sử mua hàng của bạn và giúp quản lý tài chính thông minh hơn.Đặt hàng với số lượng cụ thể và hạn chế việc thiếu hàng trong kho quá lâu vì hàng đã được đặt trước.Chọn ngày giao hàng bạn cần.Bạn không phải trả trước khoản tiền cho đơn đặt hàng đó.
Đối với Người bán:
Theo dõi doanh số bán hàng và đơn đặt hàng định kỳ.Bạn có thể sử dụng PO để tạo hóa đơn của mình.Cam kết người mua trả tiền, mang lại cho bạn sự an toàn về mặt pháp lý.
Nhược điểm của mẫu đơn đặt hàng là gì?
Việc lập mẫu đơn đặt hàng cũng có một số nhược điểm cần chú ý:
Đối với các giao dịch mua nhỏ hơn, nó khiến quy trình giữa người mua và người bán tốn thêm thời gian và thủ tục giấy tờ.Từ quan điểm tài chính, thẻ tín dụng có thể phục vụ cùng một mục đích giống với đơn đặt hàng.