Hội nghị tri ân khách hàng là một sự kiện quan trọng nhằm gia tăng lòng tin và mức độ trung thành của khách hàng với doanh nghiệp. Là người chịu tránh nhiệm lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty, bạn đang chưa biết phải bắt đầu từ đâu, kế hoạch bao gồm những bước nào để sự kiện thật chuyên nghiệp và ấn tượng? Chỉ một sai sót nhỏ trong quá trình lập kế hoạch có thể dẫn tới những tình huống rủi ro đáng tiếc.
Đang xem: Mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị
Bài viết sau đây, công ty tổ chức sự kiện 10 năm kinh nghiệm upes2.edu.vn chia sẻ tới bạn mẫu kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng chi tiết từ A-Z với 16 bước, giúp cho sự kiện tri ân khách hàng của bạn trở nên chuyên nghiệp và chỉn chu hơn.
► Tham khảo: Dịch vụ tổ chức hội nghị khách hàng trọn gói, chuyên nghiệp.
16 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng cho công ty
1. Xác định mục đích tổ chức hội nghị khách hàng
Mục đích tổ chức hội nghị khách hàng là kim chỉ nam để xây dựng thông điệp, sáng tạo ý tưởng và kịch bản chương trình cho bữa tiệc tri ân. Nếu sự kiện có nhiều hơn một mục đích, bạn nên đánh số thứ tự ưu tiên để lưu ý lựa chọn ý tưởng tập trung thể hiện mục đích chính.
Chẳng hạn, nếu bạn đang lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng kết hợp sự kiện ra mắt sản phẩm mới, mục đích chính của chương trình là thể hiện sự tri ân tới khách hàng, mục đích phụ là để giới thiệu sản phẩm. Khi đó, nội dung cũng như thời lượng chương trình cần tập trung làm nổi bật yếu tố tri ân nhiều hơn.
16 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng 16″>
2. Xác định đối tượng tham dự hội nghị tri ân khách hàng
Mỗi nhóm khách hàng sẽ có những đặc điểm khác nhau, bạn cần nghiên cứu rõ những đặc điểm này để xây dựng nội dung chương trình hội nghị tri ân phù hợp. Khách hàng của bạn chủ yếu là nam hay nữ? Họ nằm trong độ tuổi nào? Nghề nghiệp chính của họ là gì? Thông tin càng rõ ràng và đầy đủ, bạn càng dễ dàng thành công trong việc tìm ra “điểm chạm” để chinh phục trái tim và tâm trí khách hàng.
3. Dự trù chi phí tổ chức hội nghị khách hàng
Mọi ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng dù hay đến đâu đều trở nên bất khả thi nếu chi phí thực hiện vượt quá ngân sách. Chính vì vậy, khi bắt tay vào lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng, đừng quên lên bảng dự trù chi phí tổ chức, bao gồm chi phí cho tổng chương trình và chi phí chi tiết cho từng hạng mục.
4. Lựa chọn thời gian tổ chức hội nghị khách hàng
Theo kinh nghiệm của upes2.edu.vn, thời gian tổ chức tiệc tri ân khách hàng nên diễn ra vào ngày cuối tuần. Nếu bạn chọn một ngày trong tuần thì bữa tiệc nên được bắt đầu sau 16h. Đây là khoảng thời gian khách hàng hiếm khi vướng bận công việc, có thể dành thời gian đến tham dự sự kiện đông dủ.
Lưu ý kể từ khi bạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện tri ân khách hàng cho đến khi chương trình chính thức diễn ra, bạn cần ít nhất 1 tháng để chuẩn bị tất cả các đầu mục công việc từ sáng tạo ý tưởng, kịch bản, thiết kế maquett, đặt dịch vụ, thi công trang trí… Do vậy hãy lựa chọn thời điểm tổ chức phù hợp để đảm bảo công tác hậu cần được thực hiện hoàn hảo nhất.
16 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng 17″>
5. Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng
Nhiều doanh nghiệp gặp phải tình huống khi lựa chọn được một địa điểm ưng ý nhưng chưa kịp ký hợp đồng đặt dịch vụ đã bị đơn vị khác “nẫng tay trên”. Để tránh rơi vào tình huống tương tự, bạn nên lập kế hoạch khảo sát ít nhất 2-3 địa điểm tổ chức sự kiện, cũng như đặt ra nhiều mốc thời gian tổ chức hội nghị khách hàng khác nhau để có phương án thay đổi linh hoạt.
Một vài tiêu chí giúp bạn lựa chọn được địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng ưng ý:
– Không gian sang trọng, sức chứa phù hợp với lượng người tham dự. Tránh địa điểm quá rộng làm loãng không khí chương trình hoặc quá nhỏ gây ra sự chật chội và cảm giác khó chịu cho khách tham dự
– Ưu tiên địa điểm có vị trí thuận tiện, dễ tìm kiếm, giao thông thông thoáng
– Có bãi đỗ xe, hệ thống an ninh an toàn, phòng cháy chữa cháy đạt tiêu chuẩn
– Chi phí thuê địa điểm phù hợp ngân sách dự kiến
6. Thành lập ban tổ chức và phân công công việc cho từng bộ phận
Một chương trình hội nghị khách hàng có tới hàng trăm hạng mục phải lo và kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sẽ không thể hoàn thành nếu chỉ có một người cáng đáng hết khối lượng công việc khổng lồ đó. Thành lập một ban tổ chức, tiến hành phân công công việc cho từng bộ phận sẽ giúp bạn giảm bớt gánh nặng, đảm bảo thời gian thực hiện nhanh chóng hơn.
Bạn có thể chia các bộ phận phụ trách công việc như sau:
– Bộ phận Ý tưởng & Truyền thông: Có trách nhiệm lên ý tưởng chủ đề, concept, kịch bản, thiết kế, trang trí, lập kế hoạch và thực hiện truyền thông trước, trong và sau hội nghị tri ân khách hàng.
– Bộ phận Hậu cần: Chịu trách nhiệm đặt thuê các dịch vụ phục vụ cho sự kiện như phương tiện di chuyển, địa điểm tổ chức, địa điểm lưu trú, dịch vụ ăn uống, thiết bị, nhân sự, media, báo chí, quà tặng tri ân khách hàng…
– Bộ phận Điều hành: Có trách nhiệm lập danh sách khách mời, xây dựng agenda chương trình, xin giấy phép tổ chức sự kiện, quản lý rủi ro, vận hành tổ chức, giám sát và điều phối chương trình.
Sau khi phân công công việc, bạn hãy lập một bản checklist cụ thể cho từng bộ phận để đảm bảo các bộ phận hoàn thành đúng hạng mục được giao, không xảy ra bất kỳ thiếu sót nào.
16 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng 18″>
7. Sáng tạo ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng
Sáng tạo ý tưởng tổ chức hội nghị khách hàng cần đảm bảo 3 yếu tố:
– Thể hiện mục đích tổ chức, thông điệp của sự kiện
– Phù hợp với văn hóa, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
– Có sự mới lạ, độc đáo, gây ấn tượng với khách tham dự
Chủ đề là thông điệp bạn muốn truyền tải đến khách mời tham dự sự kiện. Tóm gọn chủ đề bằng một câu slogan ngắn gọn, xúc tích và có vần điệu sẽ dễ dàng gây ấn tượng đến khách hàng và giúp họ ghi nhớ thông điệp của bạn nhanh hơn.
Concept được coi là linh hồn của buổi hội nghị tri ân, cần thể hiện và làm nổi bật chủ đề thông qua tất cả các hạng mục từ thiết kế, trang trí, ấn phẩm truyền thông dresscode cho đến kịch bản tổ chức chương trình.
8. Xây dựng kịch bản tổ chức hội nghị khách hàng
Một kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng hoàn hảo không thể thiếu một kịch bản chương trình được xây dựng chi tiết, hấp dẫn và có điểm nhấn để thu hút khách mời. Bạn có thể tham khảo bài viết Mẫu kịch bản hội nghị khách hàng chi tiết từ A-Z của upes2.edu.vn để biết thêm chi tiết.
16 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng 19″>
9. Lập kế hoạch truyền thông sự kiện hội nghị khách hàng
Có 3 yếu tố bạn cần quan tâm khi lập kế hoạch truyền thông hội nghị khách hàng:
– Về timeline: Cần lập kế hoạch truyền thông cho ba giai đoạn trước, trong và sau sự kiện.
– Về đối tượng: Cần truyền thông cho khách tham dự (trực tiếp) và khách hàng tiềm năng trong tương lai (gián tiếp).
– Về phương tiện truyền thông: Có rất nhiều phương tiện bao gồm mạng xã hội, báo điện tử, truyền hình, radio,… Hãy lựa chọn một phương tiện phù hợp ngân sách và tiếp cận được tối đa khách hàng tiềm năng của bạn.
10. Lập danh sách khách mời tham dự hội nghị khách hàng
Việc lập danh sách và chốt số lượng khách mời tham dự tiệc tri ân khách hàng nên được tiến hành sớm, nhằm giúp bạn có thể đặt dịch vụ chuẩn chỉnh, hợp lý và tiết kiệm ngân sách.
12. Đặt dịch vụ logistics cho hội nghị khách hàng
12.1. Phương tiện đón/tiễn khách hàng
Nếu khách hàng của bạn đến từ nhiều nơi, cần di chuyển bằng máy bay hay tàu xe để đến được địa điểm tổ chức, bạn nên có kế hoạch đặt trước vé phương tiện càng sớm càng tốt để có được giá vé rẻ nhất, cũng như tránh được tình trạng cháy vé.
12.2. Địa điểm tổ chức tiệc tri ân khách hàng
Sau khi lựa chọn được địa điểm tổ chức tiệc tri ân khách hàng ưng ý, tiếp theo bạn cần ký hợp đồng và đặt cọc dịch vụ với đơn vị cho thuê địa điểm. Bên cạnh các chi phí thuê hội trường, phòng nghỉ, dịch vụ ăn uống, bạn hãy lưu ý thêm đến các dịch vụ đi kèm khác như phí phục vụ, phí đồ uống, phí mang đồ dùng và thiết bị từ bên ngoài vào địa điểm, phí đền bù khi xảy ra hư hỏng với đồ dùng, thiết bị… Rất ít người lưu ý tới những chi phí này, nhưng đây đều là những khoản chi phí không hề rẻ và rất dễ phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện. Tất cả cần được thể hiện chi tiết và rõ ràng trong hợp đồng.
12.3. Nhân sự phục vụ, biểu diễn trong hội nghị khách hàng
Đội ngũ nhân sự bao gồm MC dẫn chương trình, nhân sự phục vụ (PG, lễ tân), nhân sự biểu diễn (ca sĩ, nhóm múa, DJ)… Tùy theo tính chất của buổi tiệc cũng như đối tượng khách hàng, bạn nên vạch ra những tiêu chí rõ ràng cho từng vị trí nhân sự, về ngoại hình, về kỹ năng, về tác phong, kinh nghiệm.
Để tránh xảy ra tình trạng nhà cung cấp điều động nhân sự không đạt yêu cầu hoặc “bùng show”, bạn nên tìm đến các công ty tổ chức sự kiện uy tín để được tư vấn và hỗ trợ cho thuê đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, dày dạn kinh nghiệm.
12.4. Thiết bị sự kiện phục vụ tổ chức hội nghị khách hàng
Hiện nay, nhiều địa điểm tổ chức sự kiện đều được lắp đặt sẵn các thiết bị âm thanh, ánh sáng, trình chiếu cơ bản cho các sự kiện đơn giản. Tuy nhiên, nếu bữa tiệc tri ân khách hàng của bạn được tổ chức hoành tráng, thiết kế sân khấu phức tạp, trình diễn nhiều tiết mục nghệ thuật… thì cần thuê các thiết bị chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng âm thanh, ánh sáng tốt nhất.
Có hai vấn đề bạn cần quan tâm khi thuê thiết bị sự kiện phục vụ tổ chức hội nghị khách hàng: chất lượng của thiết bị và công suất của thiết bị có phù hợp với không gian tổ chức chương trình hay không. Các
12.5. Dịch vụ media, truyền thông hội nghị khách hàng
Sự kiện hội nghị khách hàng là cơ hội tốt để bạn lập kế hoạch truyền thông và “đánh bóng” thương hiệu của doanh nghiệp.
Với dịch vụ media quay phim, chụp hình sự kiện, bạn nên đưa ra các yêu cầu chi tiết về khoảnh khắc, góc máy, số lượng, thời lượng. Với dịch vụ truyền thông trên báo điện tử, cần có yêu cầu về nội dung truyền thông, hình ảnh truyền thông, vị trí hiển thị, thời gian hiển thị…
13. Dự phòng và quản lý rủi ro trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng
Ngay cả khi bạn đã có một sự chuẩn bị kỹ lưỡng và chi tiết thì rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện vẫn luôn là điều khó tránh khỏi. Vì vậy, đừng bao giờ bỏ qua bước dự phòng và quản lý rủi ro khi lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng.
upes2.edu.vn đưa ra một số rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức hội nghị khách hàng cũng như giải pháp xử lý để bạn tham khảo:
– Rủi ro thời tiết: Trời mưa có thể gây ảnh hưởng lớn đến các địa điểm tổ chức tiệc tri ân khách hàng ngoài trời, hoặc gây ra tắc đường, khiến khách tham dự đến muộn.
Giải pháp: Theo dõi dự báo thời tiết thường xuyên. Dự phòng ô, dù, mái che hoặc phương án thay thế địa điểm tổ chức trong nhà nếu thuận tiện. Khi nhận thấy dấu hiệu thời tiết xấu, bạn cần cảnh báo cho khách tham dự đến sớm hơn nếu có thể, hoặc lùi thời gian bắt đầu chương trình.
– Rủi ro nguồn điện: Chập, cháy, mất điện.
Giải pháp: Kiểm tra hệ thống điện trước chương trình. Chuẩn bị sẵn máy phát điện đủ công suất.
– Rủi ro thiết bị: Thiết bị hư hỏng, thiếu số lượng.
Giải pháp: Luôn có checklist thiết bị. Chạy thử thiết bị trước khi chương trình diễn ra 2h đồng hồ.
– Rủi ro về con người: Nhân sự đến muộn/bùng show.
Giải pháp: Trước khi sự kiện diễn ra 1 ngày, yêu cầu toàn bộ nhân sự có mặt trước thời gian bắt đầu ít nhất 30 phút. Có phương án thay thế trong tình huống nhân sự tự ý bùng show.
14. Vận hành tổ chức hội nghị khách hàng
Đây là bước hiện thực hóa bản kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng của bạn. Kế hoạch càng chi tiết và hợp lý thì việc triển khai, vận hành tổ chức chương trình càng dễ đi đúng theo quỹ đạo bạn đã vạch ra.
16 bước lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng 20″>
Công tác vận hành tổ chức sự kiện tri ân khách hàng gồm những hạng mục sau:
– Thi công trang trí, lắp đặt thiết bị tại địa điểm tổ chức
Công việc này cần được thực hiện trước thời điểm diễn ra hội nghị tri ân ½ đến 2 ngày, tùy vào mức độ phức tạp, số lương và khối lượng các hạng mục cũng như thiết bị sự kiện. Cần tiến hành kiểm tra kỹ lưỡng về chất lượng, số lượng, công suất của các thiết bị và có phương án thay thế kịp thời nếu xảy ra hỏng hóc, thiếu hụt.
– Tổng duyệt trước sự kiện
Thời điểm trước khi sự kiện diễn ra 1h đến 1 ngày, bạn cần tiến hành chạy thử chương trình. Hãy trao đổi rõ ràng, thẳng thắn với nhân sự tham gia chương trình về thời gian, tác phong, thái độ và đảm bảo họ nắm rõ công việc của mình. Đây cũng là lúc bạn cần họp ban tổ chức một lần nữa, kiểm tra lại checklist công việc trước đó và đưa ra một bản checklist công việc cho từng bộ phận trong quá trình tổ chức chương trình.
– Vận hành tổ chức
Đây là lúc não và… tim bạn sẽ phải làm việc liên tục để theo dõi, giám sát, điều phối và kịp thời xử lý mọi phát sinh trong buổi hội nghị tri ân, dù trên môi vẫn luôn thường trực nụ cười để thể hiện sự chào đón nồng nhiệt tới khách hàng.
– Kết thúc
Sau khi hội nghị khách hàng kết thúc, bạn cần thu dọn vệ sinh, kiểm kê số lượng các thiết bị, hạng mục và trao trả lại mặt bằng cho nhà cung cấp.
15. Tổng kết, đánh giá sau hội nghị khách hàng
Tổng kết, đánh giá những điều đã làm được và chưa được sẽ giúp bạn có thêm nhiều kinh nghiệm quý giá để có thể tạo nên thành công hơn nữa cho những sự kiện sau.
Bạn có thể đánh giá sự thành công của chương trình hội nghị khách hàng thông qua một số câu hỏi như sau:
– Mức độ thành công của quá trình lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng
– Mức độ thành công của chiến dịch truyền thông trước và trong sự kiện (dựa trên tiêu chí số lượng khách mời tham gia, độ phủ sóng của thương hiệu…)
– Quá trình vận hành tổ chức sự kiện có chỉn chu, chuyên nghiệp không? Những sự cố, phát sinh đã được giải quyết hợp lý chưa?
– Mức độ hợp lý, hiệu quả của chi phí tổ chức
– Mức độ hài lòng của khách mời tham dự hội nghị
16. Truyền thông sau sự kiện tri ân khách hàng
Tận dụng sức nóng ngay khi chương trình hội nghị tri ân khách hàng vừa kết thúc, bạn hãy thực hiện đăng tải ngay các bài viết, hình ảnh, video của sự kiện lên các kênh truyền thông như website, fanpage, báo chí… để thông tin, hình ảnh về doanh nghiệp được lan tỏa rộng rãi hơn.