Trong mỗi doanh nghiệp, lưu trữ và quản lý hồ sơ nội bộ là công tác cần được kiểm soát chặt chẽ nhằm phòng tránh nguy cơ thất thoát, rò rỉ những thông tin dữ liệu quan trọng. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí vào quy trình quản lý hồ sơ nhằm số hóa tài liệu và nâng cao tính bảo mật. Để giúp các doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu, upes2.edu.vn sẽ review chi tiết ưu nhược điểm của 10 phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí phổ biến trên thị trường hiện nay.
Đang xem: Phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn phí
Mục lục
III. TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp
I. Những khó khăn trong công tác quản lý lưu trữ hồ sơ truyền thống
Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, mỗi nghiệp vụ và quy trình sẽ phát sinh ra nhiều loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Hồ sơ chính là căn cứ pháp lý ghi lại mọi hoạt động của doanh nghiệp, giúp nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và đánh giá tiến độ, tình hình công việc. Tuy nhiên, “tuổi đời” của doanh nghiệp ngày càng cao thì đồng nghĩa với việc số lượng hồ sơ lưu trữ ngày càng nhiều, có thể lên tới hàng trăm, hàng nghìn tài liệu trong vòng vài năm. Khi đó, các phương pháp lưu trữ và quản lý hồ sơ truyền thống sẽ trở nên “cồng kềnh” và bộc lộ rõ nhiều nhược điểm như:
Gây khó khăn và mất thời gian trong việc tìm kiếm, truy xuất hồ sơPhải bỏ ra một khoản phí lớn cho văn phòng phẩm định kỳ với hàng loạt chi phí in ấn, giấy tờ, tủ chứa,…Dễ xảy ra tình trạng thất lạc tài liệu, gây gián đoạn quy trình vận hành của doanh nghiệpGiảm năng suất của nhân sự do phải thực hiện công tác soạn thảo, lưu trữ, quản lý và luân chuyển hồ sơ thủ công
II. Tính năng của phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí
Với sự phát triển của khoa học công nghệ cùng xu hướng số hóa tài liệu, các phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí ra đời và trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ các doanh nghiệp xây dựng văn phòng số. Những tính năng chính của phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp bao gồm:
Đối với quản lý
Tiết kiệm tối đa chi phí lưu trữ, quản lý hồ sơ cho doanh nghiệpGiúp kiểm soát, theo dõi và phê duyệt hồ sơ từ xa trên hệ thốngPhân quyền quản lý hồ sơ chi tiết tới từng cá nhân, phòng banBảo mật dữ liệu hồ sơ cho doanh nghiệp tuyệt đối, tránh nguy cơ bị rò rỉ, thất thoát thông tin
Đối với nhân viên
Truy cập và chia sẻ hồ sơ trong nội bộ doanh nghiệp dễ dàng, nhanh chóngCung cấp dữ liệu hồ sơ cho công tác lập báo cáo, thống kê để trình lên cấp trên
III. TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất cho doanh nghiệp
1. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp toàn diện upes2.edu.vn
Phần mềm quản lý hồ sơ upes2.edu.vn là hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu hồ sơ toàn diện cho mọi doanh nghiệp được tích hợp trên nền tảng quản trị doanh nghiệp upes2.edu.vn. Với 7 năm kinh nghiệm đồng hành cùng hơn 5.000 doanh nghiệp “chinh chiến” trên cuộc đua chuyển đổi số, upes2.edu.vn là giải pháp số hóa, tự động hóa toàn bộ tài nguyên trong doanh nghiệp và tập trung trên một nền tảng duy nhất. upes2.edu.vn cung cấp bộ công cụ vượt trội giải quyết mọi bài toán trong quản trị và lưu trữ hồ sơ, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình vận hành và tổ chức công việc:
Giúp tiết kiệm ⅕ thời gian tìm kiếm và truy xuất hồ sơ so với phương pháp thủ công truyền thốngXây dựng văn phòng số hóa không giấy tờ, giảm thiểu tối đa chi phí in ấn và lưu trữ hồ sơ cứngKho hồ sơ tài liệu được đồng bộ với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống, giúp quy trình quản lý hồ sơ diễn ra xuyên suốt, liền mạch giữa các bộ phận
Nhận tư vấn miễn phí
Tính năng nổi bật
Khởi tạo dữ liệu hồ sơ
Tải hồ sơ lên phần mềm dưới nhiều định dạng như word, excel, pdf,…Phân loại rõ ràng các loại hồ sơ cá nhân, hồ sơ công ty, hồ sơ được chia sẻ để thuận tiện trong việc tìm kiếmCho phép tạo nhiều thư mục con giúp tổ chức quản lý hồ sơ một cách khoa học
Thư viện tài nguyên mẫu của Microsoft SharePoint
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thông dụng, phổ biến, dễ sử dụngTạo không gian cộng tác và quản lý hồ sơ chung cho các bộ phậnHỗ trợ tương tác, phản hồi ngay trên trình chỉnh sửa hồ sơ | Khả năng bảo mật hạn chếChỉ là công cụ lưu trữ và quản lý hồ sơ đơn thuần, không có các tính năng quản trị |
Hình thức lưu trữ: On Cloud, người dùng cần có tài khoản Office để đăng nhập và sử dụng phần mềm trên web.
10. Phần mềm quản lý lưu trữ cơ quan Hương Việt
Hương Việt là một trong những phần mềm hỗ trợ quản lý, theo dõi và lưu trữ xuyên suốt vòng đời của hồ sơ, đảm bảo tuân thủ các quy định của Pháp luật về lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử. Phần mềm quản lý hồ sơ doanh nghiệp Hương Việt chủ yếu được dùng trong các cơ quan, đơn vị hành chính.
Xem thêm: Cách Xóa Chữ Trên Ảnh Bằng Photoshop Cs3, Cách Xóa Chữ Trên Ảnh Bằng Photoshop Đơn Giản
Tính năng nổi bật
Quản lý thông tin hồ sơ chính xác, rõ ràng và được phân loại theo từng ngành, lĩnh vực cụ thểTìm kiếm và truy xuất dữ liệu không giới hạn thời gian, không gian, địa điểmThiết lập các chính sách khai thác và sử dụng hồ sơ, tài liệu số bao gồm quản lý lượt truy cập và thu phí
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thiết kế đơn giản, dễ sử dụngĐáp ứng các nghiệp vụ quản lý hồ sơ cơ bản | Không liên kết được với các module phần mềm quản trị doanh nghiệpCác tính năng quản lý hồ sơ mới dừng lại ở mức căn bản |
Hình thức lưu trữ: On premise
IV. Đánh giá 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí
Để có một cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí thông dụng trên thị trường hiện nay, hãy theo dõi bảng đánh giá tóm tắt theo các tiêu chí quan trọng cho từng phần mềm sau đây:
| Mức độ bảo mật | Dung lượng lưu trữ | Hỗ trợ định dạng hồ sơ | Khả năng liên kết | Chi phí | |
| upes2.edu.vn | Bảo mật tuyệt đối dữ liệu và quy trình quản lý hồ sơ của DN | Mức dung lượng khổng lồ đáp ứng mọi quy mô DN | Mọi loại định dạng hồ sơ | Liên kết và đồng bộ hồ sơ 100% với mọi phân hệ quản trị trên hệ thống | Từ 40.000 – 100.000/người/tháng tùy vào quy mô DN và nhu cầu sử dụng |
| WeOne | Tốt | Theo quy mô DN | Định dạng hồ sơ văn bản | Liên kết với phân hệ quy trình, công việc | Liên hệ tư vấn |
| Doceye | Tốt | Theo quy mô DN | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Từ 10.000.000 đến 30.000.000 VNĐ/ năm tùy các gói |
| Google Drive | Trung bình | Giới hạn 15GB/người dùng bản miễn phí | Mọi loại định dạng hồ sơ | Liên kết với các ứng dụng khác của Google | Từ 45.000 – 6.750.000 VNĐ/tháng tùy gói dung lượng (từ 100 GB – 30 TB) |
| Rubex | Tốt | – | Mọi loại định dạng hồ sơ | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| WeUp ERP | Tốt | Theo quy mô DN | Định dạng hồ sơ văn bản | Liên kết với các module quản trị | 1.000$/tối đa 2 người
Thêm người sử dụng: 200$/người |
| TechMoss | Tốt | – | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| Microsoft SharePoint | Trung bình | 1 TB cho toàn bộ DN | Mọi loại định dạng hồ sơ | Liên kết với các ứng dụng trong hệ thống Office | Từ 5.00 – 20.00$ người dùng/tháng |
| Efile | Tốt | – | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Liên hệ tư vấn |
| Hương Việt | Tốt | – | Định dạng hồ sơ văn bản | Không liên kết | Từ 40.000.000 – 90.000.000 VNĐ |
V. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí phù hợp với doanh nghiệp
Hiện nay trên thị trường có rất nhiều phần mềm lưu trữ hồ sơ miễn phí với đầy đủ các tính năng từ cơ bản đến nâng cao hỗ trợ cho quy trình quản lý hồ sơ tài liệu của doanh nghiệp. Tuy nhiên để lựa chọn được phần mềm phù hợp, giải quyết được trọn vẹn bài toán quản lý hồ sơ nói riêng và hỗ trợ quản trị tổng thể nói chung thì doanh nghiệp cần cân nhắc các tiêu chí sau
Phần mềm dễ dàng thao tác
Muốn tối ưu quy trình quản lý hồ sơ thì phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí phải đáp ứng được tiêu chí thân thiện với người dùng. Một phần mềm dễ hiểu, dễ sử dụng sẽ giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian thao tác và giúp cập nhật hồ sơ một cách nhanh chóng, kịp thời.
Chi phí hợp lý
Chi phí triển khai, sử dụng phần mềm cần phải phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp. Những phần mềm phần mềm lưu trữ hồ sơ tính phí theo quy mô sử dụng sẽ tối ưu và hợp lý hơn.
Xem thêm: Phần Mềm Gửi Tin Nhắn Miễn Phí Mạng Viettel, Cách Gửi Tin Nhắn Khi Hết Tiền Viettel
Khả năng liên kết
Quản lý hồ sơ là một phần trong bức tranh quản trị tổng thể của doanh nghiệp. Bởi vậy nếu như muốn tổ chức vận hành trơn tru và tối ưu khả năng luân chuyển hồ sơ để phục vụ cho những nghiệp vụ khác nhau thì doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm quản lý hồ sơ có khả năng liên kết với các phân hệ quản trị khác.
Trong bài viết trên đây, upes2.edu.vn đã giới thiệu tới bạn đọc TOP 10 phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí tốt nhất 2022 kèm review chi tiết. Đồng thời cung cấp những tiêu chí tham khảo để doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm phù hợp, giúp tối ưu quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ tài liệu. Để được tư vấn chi tiết hơn về phần mềm quản lý hồ sơ upes2.edu.vn, bạn có thể liên hệ với chúng tôi qua: