Chắc hẳn các bạn chẳng bao giờ chú ý tới điều này nếu không có việc một ngày nào đó file Excel ai đang làm đột trở đề xuất nặng nề, chậm trễ và ì ạch. Chúng ta đã làm gì sai để xảy ra việc đó? tốt làm chũm nào góp “giảm cân” cùng tăng tốc độ xử lý của tệp tin excel? Hãy cùng Học Excel Online tìm hiểu những nguyên nhân làm file excel trở đề xuất nặng và tính toán chậm và giải pháp khắc phục.

Bạn đang xem: Cách khắc phục file excel bị chậm


Định dạng không có kiểm soát

Việc định dạng không tồn tại kiểm soát, định hình bừa kho bãi là giữa những nguyên nhân thường chạm mặt gây ra chứng trạng file bị nặng. Rất có thể kể tới 1 số ít lỗi định dạng hay chạm chán phải như

1. Vứt đường Gridlines bằng tô màu nền trắng

Gridlines là con đường kẻ mờ phân chia những ô trong 1 sheet. Trong một trong những trường hòa hợp muốn thải trừ đường kẻ mờ này, họ lại hay làm biện pháp tô màu buộc phải là màu sắc trắng. Đặc biệt rộng khi họ lại chọn toàn cục các ô vào Sheet và tô màu như thế này:

Bước 1: chọn toàn bộ các ô trong sheet bằng việc click chuột đoạn giao nhau giữa tên cột, thương hiệu dòngBước 2: bấm chọn tô màu sắc nền và lựa chọn màu trắng.

*

Không rõ ai đã chỉ cho mình cách này, nhưng chúng ta hãy nhớ rằng giải pháp này 100% SAI và gây ra lỗi nghiêm trọng là làm nặng nề file.

Có một cách đơn giản hơn các và không còn tốn công, đó là việc tắt vấn đề hiển thị Gridlines vào thẻ View

*


*

2. Tùy chỉnh cấu hình bộ thanh lọc tự động auto Filter ko kiểm soát

Việc thiết lập tự động hóa Filter không kiểm soát cũng làm file bị nặng nề hơn. Bọn họ thường xuất xắc mắc lỗi là không chọn trước vùng tài liệu cần lọc mà lại cứ bấm ngay vào nút Filter trong thẻ Data, hiệu quả là chức năng Filter áp dụng thừa sang cả phần lớn vùng dữ liệu không liên quan, nằm kế bên bảng tính đề nghị lọc:

*

Cách khắc phục là lựa chọn vùng dữ liệu cần lọc trước, kế tiếp mới bấm chọn tự động Filter

3. Thiết lập cấu hình Data Validation, Conditional Formatting không có giới hạn

Hai tính năng Data Validation cùng Conditional Formatting bao gồm tính ứng dụng rất to lớn nên thường xuyên được sử dụng. Mặc dù việc thực hiện mà không tồn tại giới hạn, không có kiểm soát và điều hành thì sẽ gây ra nặng file và có tác dụng chậm bài toán tính toán. Bởi vì mỗi 1 ô chứa Data Validation, Conditional formatting đều giống như 1 ô chứa công thức. Excel cũng nên dành tài nguyên, bộ nhớ cho vấn đề này, cũng phải đo lường và tính toán các điều kiện có liên quan.

Do đó bọn họ cần tuân hành nguyên tắc: cần sử dụng tới đâu tùy chỉnh cấu hình đến đó. Hoặc xác minh 1 mốc giới hạn từ trước và chỉ tùy chỉnh thiết lập tạm thời cho tới đó.

Ví dụ họ muốn cấu hình thiết lập Data Validation mang đến vùng dữ liệu cột Tên mặt hàng, nhưng núm vì thiết lập cấu hình cho cả cột thì bọn họ chỉ số lượng giới hạn từ mẫu 2 tới loại 1000. Dự kiến bảng dữ liệu sẽ có khoảng 1000 dòng. Bao giờ gần đến số lượng giới hạn này thì chúng ta mới tùy chỉnh mở rộng hơn. Như vậy kiểm soát và điều hành dung lượng file sẽ xuất sắc hơn.

*

Cách thiết lập cấu hình chỉ nhập tài liệu dạng tháng ngày trong ô trên Excel

Cách số lượng giới hạn loại tài liệu nhập vào ô trong Excel

Lưu dưới format file .xls

Đuôi file .xls là dạng đuôi file giành riêng cho phiên phiên bản Excel 97-2003. Đây là phiên bạn dạng đã lỗi thời, kỹ năng nén tài liệu thấp. Vì thế khi lưu ở định dạng đó thì rất có thể làm tăng dung tích file. Trong khi còn ảnh hưởng tới một số tính năng, hàm không cần sử dụng được ở các phiên bạn dạng đời cũ. Do đó khi giữ file chúng ta cần chăm chú tới đuôi file, format file.

Xem thêm: Những Hình Xăm Đẹp Ở Bả Vai Cho Nữ Ý Tưởng, Bả Vai Hình Xăm Đẹp Cho Nam

Thông thường lưu ở 2 dạng sau:

File không đựng macro: dạng file .xlsxFile gồm chứa macro: dạng file .xlsm hoặc .xlsb

Quá nhiều phương pháp động

Việc đo lường và thống kê nhanh hay chậm trong Excel nhờ vào vào 2 yếu ớt tố:

Số lượng công thứcĐộ tinh vi của công thức

Vì vậy càng nhiều ô chứa bí quyết thì cũng khiến cho file nặng hơn, tính toán nhiều hơn. Khi ở cơ chế tính toán tự động hóa (Calculator Automatic) thì mỗi lúc có ngẫu nhiên thay thay đổi nào, toàn thể công thức đang được đo lường và thống kê lại nhằm cập nhật. Cho nên vì vậy để hoàn toàn có thể giúp tệp tin nhẹ với tính nhanh, chúng ta cần nên hết sức để ý khi tía cục những bảng dữ liệu, làm sao tinh giảm tối phần lớn ô cất công thức. Ngoài ra còn phải cải cách và phát triển thuật toán để triển khai sao công thức đơn giản dễ dàng nhất, dễ tính toán nhất, né lòng vòng, tinh vi hóa vấn đề.

Một số quy tắc đề nghị nhớ khi tổ chức triển khai dữ liệu:

Bảng tài liệu (database – vị trí tập hợp tài liệu nhập vào) giảm bớt tối đa số công thức. Bởi kết cấu bảng tài liệu thường lớn, có rất nhiều dòng, các cột. Cho nên vì vậy nên xây cất sao mang đến thuần túy là dữ liệu, tránh sử dụng công thức vào bảng này.Tránh áp dụng công thức mảng. Các công thức mảng khiến cho việc giám sát chậm rộng so cùng với dạng thường. Cho nên vì vậy hạn chế bài toán dùng bí quyết mảng. Trong trường hợp report có nhiều đk thì rất có thể sử dụng hàm Sumifs, Countifs vắt cho hàm Sumproduct, bí quyết mảng.Trường hợp phải dùng nhiều bí quyết hoặc file thực thụ phức tạp, bạn cũng có thể thiết lập chế độ tính toán là manual lúc nhập dữ liệu. Lúc lập report thì mới cho phép tính toán với phím F9

Sử dụng rất nhiều Name thừa, Name lỗi, links tới bên phía ngoài file

Việc thực hiện Name Range cũng cần được chú ý. Name Range thường được dùng như 1 chiến thuật giúp làm chủ dữ liệu xuất sắc hơn, sử dụng nhanh rộng trong công thức. Tuy vậy nhược điểm của nó là khi copy dữ liệu đã khắc tên thì Excel sẽ được cho phép mang cả tên đó theo. Như vậy rất đơn giản xảy ra câu hỏi có đầy đủ Name tham chiếu tới tệp tin khác, name rác rến không ước ao muốn.

Cách khắc phục:

Kiểm tra trong vỏ hộp thoại Name Manager với lọc đều Name lỗi, Name tham chiếu cho tới workbook không giống để cách xử trí (hộp thoại Name Manager trong thẻ Formulas)Kiểm soát các Name động, Name chứa công thức. Giảm bớt việc sử dụng những Name này khi gồm thể.

Kết luận

Khi thao tác trên Excel, họ nên bao gồm thói quen kiểm soát các tài nguyên cơ mà Excel cung cấp. Bởi câu hỏi sử dụng một cách lãng phí, không kiểm soát sẽ tạo ra những mối đe dọa khó lường. Excel cũng giống như những hình thức khác, nó chỉ có lợi và tác dụng khi bọn họ dùng đúng cách, đúng phương pháp, sử dụng tiết kiệm và hiệu quả những gì chúng ta có.

Trong những vấn đề đã nêu sống trên, việc cải cách và phát triển tư duy lô ghích để viết hàm xuất sắc hơn, hiệu quả hơn là khó nhất. Còn phần lớn nội dung khác chỉ việc bạn chú ý trong thừa trình làm việc là được.

Bạn muốn xem thêm những kiến thức khác về Excel? Hãy tham gia khóa học Excel từ bỏ cơ bản tới chuyên gia của học Excel Online. Đây là khóa huấn luyện rất có lợi giúp bạn hiểu về các hàm, sử dụng hiệu quả các hình thức trong Excel, ứng dụng Excel vào trong quá trình hàng ngày.