Quản lý làm hồ sơ nhân sự bởi Excel sẽ tồn tại rất lâu ở các doanh nghiệp. Dù bây chừ có khá đa phần mềm cai quản hồ sơ tín đồ lao động buổi tối ưu hơn, nhưng mà file Excel vẫn tồn tại được tin dùng. Bài viết dưới đây vẫn giới thiệu cho chính mình về những biểu mẫu nhân sự Excel, những thành phần cần có trong mẫu mã file Excel.

Bạn đang xem: Quản lý hồ sơ nhân sự bằng excel


Thành phần cần có trong quản lý hồ sơ nhân sự bằng Excel là gì?

Mã nhân viên cấp dưới (mã chấm công): từng nhân sự sẽ tiến hành cấp một một mã số cố định và thắt chặt và bảo đảm an toàn không trùng nhau. Mã số này đã được dùng làm theo dõi việc chấm công hoặc các chính sách liên quan.Họ với tên nhân viênBộ phận, ban ngành làm việcCấp bậc nhân sự: BOD, quản lí lý, nhân viên,…Vị trí công việc: Tên vị trí mà nhân viên cấp dưới đang đảm nhận, bao hàm cả cấp bậc hiện tại. Ví dụ: chuyên viên MarketingLoại hình có tác dụng việc: Full-time, part-time, thời vụ,…Cơ sở làm việc: Trụ sở chính, chi nhánh 1, chi nhánh 2,…Trình độ học tập vấn: trình độ chuyên môn học vấn tối đa (thạc sỹ/tiến sỹ/đại học/cao đẳng…), trường Đại học, chăm ngànhCác loại sách vở cần thiết: Sơ yếu đuối lý định kỳ có xác thực địa phương, bạn dạng sao công triệu chứng CMND hoặc CCCD, bản sao công triệu chứng giấy khai sinh, bạn dạng sao công hội chứng sổ hộ khẩu, phiên bản sao công bệnh bằng xuất sắc nghiệp, Giấy khám sức mạnh có đóng góp dấu, vừa lòng đồng bao gồm chữ cam kết và vệt đỏ, hình ảnh thẻ,…Lương thưởng cùng phụ cấp: hình thức thanh toán lương (qua thẻ tốt tiền mặt), STK ngân hàng, thuộc ngân hàng nào, chi nhánh nào (nếu có), Số tín đồ phụ thuộc, Mã số thuế TNCN, Số sổ BHXH,…Kinh nghiệm có tác dụng việc: tên công ty, tên vị trí, khoảng thời hạn công tác được thu xếp theo thiết bị tự dòng thời gian. đề nghị giới hạn con số và chỉ gạn lọc hiển thị 1-5 kinh nghiệm làm việc đặc trưng nhất của nhân sự.
*
Mẫu quản lý nhân sự bởi Excel sẽ bao hàm hầu như không thiếu các tin tức cơ bạn dạng về nhân sự

Nên áp dụng những mẫu thống trị hồ sơ nhân sự bằng excel nào?

Để làm chủ một cách tổng quát và tương đối đầy đủ thì xung quanh file hồ sơ nhân sự, công ty lớn nên sử dụng thêm các biểu mẫu mã nhân sự Excel khác như:

Quản lý danh sách nhân sự tổng quan: Đây là trang tổng quan nhất về thông tin của những nhân sự đang làm việc tại doanh nghiệp (đang vào thời hạn vừa lòng đồng).Quản lý đúng theo đồng: thống trị thông tin vừa lòng đồng thử câu hỏi và những loại thích hợp đồng lao đụng (HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một các bước nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, HĐLĐ xác minh thời hạn, HĐLĐ không xác minh thời hạn). Các trường thông tin của biểu mẫu cai quản hợp đồng nhân sự khá đơn giản, mặc dù lại bao hàm lượng tài liệu lớn và yên cầu độ chính xác cao.Theo dõi nhân sự mới: Trong quá trình hoạt động, chắc rằng doanh nghiệp đã đón thêm những nhân viên cấp dưới mới. File thống trị hồ sơ bằng Excel về cơ bạn dạng là sự phối hợp giữa nhì biểu mẫu danh sách nhân sự với Hồ sơ cá nhân. Nhưng nhấn mạnh vấn đề hơn vào những thông tin cần thiết trong quy trình onboarding (nhập môn) nhân sự.Theo dõi nhân sự nghỉ ngơi việc: cũng như như biểu chủng loại theo dõi nhân sự mới, nhưng đối với nhân sự ngủ việc, doanh nghiệp lớn cần thân mật hơn sự đổi khác của những yếu tố có khả năng sẽ bị hủy hiệu lực sau khi nhân sự nghỉ việc, cũng giống như hồ sơ quan trọng để hoàn chỉnh thủ tục xong xuôi hợp đồng.Biến rượu cồn tiền lương: chưa hẳn là nhân sự bắt đầu hay nhân sự nghỉ việc, biến động tiền lương bao hàm các trường hòa hợp tăng lương, sút lương, tăng level, sút level, giao vận vị trí, gửi công tác,…

Ưu với nhược điểm của làm chủ hồ sơ nhân sự bằng Excel

Hiện nay tất cả doanh nghiệp vẫn tồn tại sử dụng Excel để quản lý nhân sự, nhưng cũng có thể có doanh nghiệp đã sửa chữa Excel bằng các phần mềm thống trị hồ sơ nhân sự khác. Sở dĩ bởi vậy là bởi vì Excel có tương đối nhiều ưu điểm, nhưng mà cùng tồn tại nhiều nhược điểm.

Ưu điểm


*
Thao tác bên trên Excel 1-1 giản, dễ sử dụng
Thao tác đơn giản

Các làm việc trong ứng dụng Excel rất đơn giản dễ dàng thao tác, dễ sử dụng, mọi người tiêu dùng đều có thể sử dụng. Hình như phần mượt Excel bao gồm tính thịnh hành rộng và giá cả đầu tư vào phần mềm cũng tương đối thấp.

Đa dạng những biểu mẫu

Công cụ hỗ trợ cho cai quản nhân sự hỗ trợ rất những form biểu mẫu phong phú và đa dạng và đầy đủ, cho phép các doanh nghiệp quản lý lực lượng nhân sự của chính mình thông qua Excel. Ngoài các form biểu chủng loại được hỗ trợ sẵn, chúng ta đều rất có thể hoàn toàn tự điều chỉnh và sắp xếp theo ý muốn của bản thân để tạo nên được biểu mẫu vừa lòng nhằm giao hàng tốt cho mục đích sử dụng của bạn.

Xem thêm: Status Về Tình Bạn Bằng Tiếng Anh Hay Về Tình Bạn, 17 Câu Nói Tiếng Anh Hay Về Tình Bạn Chọn Lọc

Sử dụng dễ dàng

Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự miễn phí bằng Excel giúp việc quản lý các tài liệu liên quan một giải pháp dễ dàng. Rộng nữa, phần mềm còn có thể tiếp cận số liệu, thống kê nhanh chóng,… Do phần mềm Excel là phần mềm miễn tầm giá sử dụng, không dựa vào nhiều vào những nhà quản lý khác nên fan sử dụng vẫn tồn tại nhiều bỏ ra phí.

Nhược điểm


*
Không bảo đảm tính bảo mật
Không bảo đảm an toàn tính bảo mật

Biểu chủng loại Excel thực thụ không đảm bảo bảo mật vì không tồn tại tính phân quyền, không có khoanh vùng dữ liệu nào được đánh dấu “chỉ dành cho người quản lý”. Tuy vậy chủ download file hoàn toàn có thể đặt mật khẩu đăng nhập truy cập, tuy vậy vẫn ko tránh khỏi khác trường hòa hợp bị nhỉ ra ngoài. Chưa kể không ít người dân sẽ phải dùng tầm thường một biểu chủng loại từ nhân viên nhân sự, trưởng phòng nhân sự, nhân viên C&B,… thì việc kiểm soát bảo mật là rất khó.

Không thể giữ lại “thừa kế” cho người sau

Biểu mẫu cai quản nhân sự bằng Excel là một trong những tài nguyên quý hiếm của doanh nghiệp, nhưng mà thật nhớ tiếc là không có công dụng bàn giao và thừa kế trọn vẹn. Cách đặt tên và sắp đến xếp những thông tin trên biểu mẫu Excel mà người cũ để lại sẽ tương đối khó nhằm một fan mới có thể tiếp quản.

Khả năng tích thích hợp kém

Trong nhiệm vụ quản trị nhân sự nói chung, có tương đối nhiều phần mềm doanh nghiệp rất có thể sử dụng như ứng dụng chấm công, ứng dụng tính lương, phần mềm cai quản KPI/OKR, thống trị tài sản, làm chủ tài liệu, ứng dụng chat, chữ cam kết điện tử,… yếu điểm của biểu mẫu mã Excel là thiết yếu tích phù hợp với những công cụ văn minh đó.

Dễ tạo ra các lỗi sai bởi thao tác của nhỏ người

Tất cả các thao tác làm việc của con tín đồ trên biểu mẫu Excel, từ việc nhập liệu tới tra cứu kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa,… đông đảo được tiến hành hoàn toàn bằng tay nên không đúng sót là vấn đề sớm muộn. Sai sót vẫn còn xẩy ra thường xuyên không dừng lại ở đó khi không ít người cùng truy vấn và sửa đổi một file Excel.

Không thể không ngừng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô

Dữ liệu đang ngày càng ngày càng tăng khi doanh nghiệp ngày càng phát triển. Lúc càng có rất nhiều nhân viên thì cơ sở tài liệu nhân sự càng trở bắt buộc khổng lồ. Người làm chủ cũng quan yếu giải quyết bằng phương pháp cứ tăng lên số trang, số dòng, số cột được. Nên về thọ dài, cai quản nhân sự bằng biểu mẫu Excel truyền thống lịch sử gần như thể không tưởng.

Kết luận

Không gồm gì là tốt đối, bao gồm thể làm chủ hồ sơ nhân sự bởi excel chưa thật sự buổi tối ưu nhưng mà nó cũng có nhiều ưu điểm. Vậy cần việc chọn lựa sử dụng hay không và sử dụng thế như thế nào là phù thuộc vào thực trạng thực tiễn cùng phương thức làm chủ của từng doanh nghiệp.Bên cạnh đó, doanh nghiệp rất có thể sử dụng kết hợp hệ thống nhận xét năng lực nhân sự tân tiến nhằm đạt được công dụng một cách giỏi nhất.

upes2.edu.vn – Nền tảng technology cung cấp phương án test online dành riêng cho khách hàng Việt Nam. Tự hào sát cánh đồng hành cùng +100 người sử dụng doanh nghiệp bậc nhất như HONDA, Đại học FPT, TopCV, bank TMCP hàng Hải nước ta (MSB)…

Nếu bạn lưu ý đến giải pháp giúp cải thiện chất lượng tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo và reviews năng lực nhân sự giúp tối ưu giá cả lên cho tới 30%. Sung sướng đăng ký ngay tại phía trên để được tư vấn trực tiếp về Nền tảng đánh giá năng lực nhân sự upes2.edu.vn.