Trong quá trình chuyển giao công việc kế toán trưởng, người thực hiện công việc bàn giao và người nhận được công việc bàn giao sẽ được xác nhận vai trò và trách nhiệm kể từ khi ký mẫu mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng. Vậy mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng phải viết như thế nào cho đúng pháp lý? Cùng đọc hướng dẫn ngay dưới đây!
1. Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng
1.1. Những trường hợp cần sử dụng mẫu biên bản bàn giao công việc
Biến động nhân sự trong doanh nghiệp luôn luôn xảy ra, thế nhưng đối với những bộ phận nhân sự cấp cao như kế toán trưởng thường ít biến động hơn. Một doanh nghiệp sẽ thay đổi kế toán trưởng trong những trường hợp như: kế toán trưởng đã hết nhiệm kỳ, kế toán trưởng không đủ năng lực làm việc, kế toán trưởng bị kỷ luật,… Bất cứ sự thay đổi vị trí kế toán trong trường hợp nào thì lúc ấy kế toán trưởng sẽ phải làm mẫu biên bản bàn giao công việc lại cho người mới.
Đang xem: Biên bản bàn giao công việc kế toán
Có mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng, kế toán sẽ thực hiện các yêu cầu và nhiệm vụ cụ thể với những mục đích cam kết thực hiện việc bàn giao đúng quy tắc và đủ tài liệu, thống kê công việc minh bạch và rõ ràng, đảm bảo đã bàn giao toàn bộ công việc cho kế toán trưởng mới và hết trách nhiệm với công việc tại doanh nghiệp.
Khi nào thì cần sử dụng mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng?
Việc bàn giao sẽ giúp cho:
– Kế toán trưởng mới sẽ được thống kê toàn bộ các dữ liệu và hồ sơ của doanh nghiệp liên quan đến công việc kế toán.
– Thống kê được những đầu công việc của kế toán cũ đã làm xong và chưa hoàn thiện để kế toán mới tiếp tục thực hiện.
– Phân cụ thể và rõ ràng trách nhiệm của kế toán mới – cũ:
+ Kế toán trưởng cũ sẽ có trách nhiệm về những dữ liệu và giấy tờ đã làm trước thời điểm bàn giao.
+ Kế toán trường mới sẽ thực hiện chịu các trách nhiệm về hồ sơ, sổ sách, các công việc khi giấy bàn giao có hiệu lực.
– Cuối buổi bàn giao, cả hai kế toán sẽ phải ký vào mẫu giấy bàn giao công việc và có xác nhận chữ ký của Giám đốc, vậy là việc bàn giao đã hoàn tất.
1.2. Hướng dẫn viết mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng
Mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng có vai trò như một nhà giám định rằng từ phía 2 bên kế toán trường cũ và kế toán trưởng mới đã thực hiện xong các công việc bàn giao, giấy tờ đầy đủ và trách nhiệm công việc của 2 bên cũng đã được xác định xong. Chính vì vậy, trong mẫu giấy cần thật sự chi tiết và cung cấp các vấn đề quan trọng trong đó. Dưới đây sẽ là hướng dẫn tham khảo giúp bạn viết mẫu giấy bàn giao đúng nhất.
1.2.1. Phần đầu mẫu biên bản bàn giao
Đối với phần mở đầu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng, ngoài mục tiêu đề và quốc ngữ như các mẫu theo quy chuẩn. Ngay bên dưới sẽ là phần căn cứ Quyết định của công ty về việc bàn giao theo quy định đã có sẵn và ngày tháng bàn giao công việc.
Ngoài ra, phần mở đầu còn có thông tin cụ thể của hai người thực hiện bàn giao công việc, đội ngũ chứng kiến việc bàn giao.
Hướng dẫn viết mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng
Ví dụ:
Hôm nay, vào lúc 08 giờ, ngày 12 tháng 04 năm 2021; tại văn phòng kế toán trưởng.
Chúng tôi gồm có:
1. Bên bàn giao công việc:
– Ông (Bà): Nguyễn Minh Hạnh; chức vụ: Kế toán trưởng
2. Bên nhận bàn giao:
– Ông (Bà): Vũ Ngọc Hoan
3. Các thành phần tham gia quá trình bàn giao, gồm:
– Ông (Bà): Hoàng Minh Khang ; Chức vụ: Giám đốc
– Ông (Bà): Nguyễn Minh Hạnh ; Chức vụ: Kế toán trưởng cũ
– Ông (Bà): Vũ Ngọc Hoan; Chức vụ: Kế toán trưởng mới
1.2.2. Phần thân mẫu biên bản bàn giao công việc
Đối Với phần thân mẫu biên bản bàn giao công việc, tất cả các đầu việc, giấy tờ bàn giao sẽ được liệt kê đầy đủ và cụ thể bên dưới. Việc liệt kê trong biên bản giao việc sẽ tránh tình trạng thiếu giấy tờ hoặc đã bàn giao cho kế toán trưởng mới nhưng xả ra trưởng hợp kế toán trưởng mới nói chưa nhận được trong lúc bàn giao. Đây cũng là một thao tác giúp đảm bảo quyền lợi cho cả 2 bên trong quá trình bàn giao công việc kế toán trưởng mới.
Xem thêm: Soạn Bài Chuyện Người Con Gái Nam Xương Của Nguyễn Dữ, Soạn Bài: Chuyện Người Con Gái Nam Xương
Yêu cầu đối với phần này:
– Liệt kê theo từng mục một cách cụ thể và logic
– Liệt kê chi tiết và đầy đủ
– Ghi rõ các tên đầu công việc và giấy tờ (tránh viết tắt xảy ra trường hợp nhầm lẫn)
– Ghi rõ tổng số kinh phí đã sử dụng trong đối với bộ phận kế toán
– Các giấy tờ giao dịch cần kèm hóa đơn đầy đủ
– Xác định rõ trách nhiệm của 2 bên liên quan
Phần thân mẫu biên bản bàn giao công việc kế toán trưởng
1.2.3. Phần kết mẫu bàn giao công việc kế toán trưởng
Sau khi đọc và kiểm tra đầy đủ tất cả các giấy tờ và số liệu mà kế toán cũ đã bàn giao, kế toán trưởng và kế toán cũ sẽ thực hiện việc ký mẫu biên bản bàn giao xác nhận và ký xác nhận.
Đối với chữ ký trong mẫu biên bản cần có chữ ký của hai kế toán và Giám đốc (người chứng kiến việc bàn giao) để xác nhận việc bàn giao đã hoàn tất.
Ba người thực hiện ký, mỗi người sẽ được giữ một bản và có giá trị pháp lý như nhau.
Ví dụ: Công tác bàn giao kết thúc lúc 15h giờ cùng ngày; Biên bản bàn giao này có 10 trang, từ trang 1 đến trang 10. Biên bản được lập thành 3 bản, có giá trị pháp lý như nhau: Bên bàn giao giữ 01 bản, bên nhận bàn giao giữ 01 bản, Chủ tài khoản giữ 01 bản; các thành viên tham gia bàn giao tự đọc thống nhất các nội dung như trên và cùng ký tên dưới đây
.jpg)
Phần kết mẫu biên bản bàn giao công việc
2. Lưu ý khi bàn giao công việc kế toán trưởng
Quá trình bàn giao công việc là một trong những khâu vô cùng vất vả và dễ xảy ra thiếu sót. Một số những lưu ý dưới đây sẽ giúp bạn chuyển giao công việc nhanh chóng và thuận lợi hơn.
Khi chuyển giao công việc, kế toán trưởng cũ cần kiểm tra lại 1 lượt các giấy tờ, công việc và chuẩn bị dữ liệu một cách đầy đủ nhất. Đồng thời mỗi một đầu công việc chuyển giao cần được sắp xếp rõ ràng để tránh thiếu giấy tờ hoặc các công việc đã được giao. Một số giấy tờ cụ thể như sau:
– Một, toàn bộ những giấy tờ hóa đơn GTGT đầu ra đã xuất từ lúc thành lập hoặc lần quyết toán thuế gần nhất mà kế toán toán trưởng đã thực hiện.
– Hai, bảng kê khai hóa đơn buôn bán, cung cấp các dịch vụ hàng hóa mà công ty đã giao dịch (phải kẹp theo toàn bộ hóa đơn GTGT đầu vào). Những hợp đồng GTGT có giá trị cao từ trên 20 triệu đồng phải có sự ủy nhiệm chi qua ngân hàng đã giao dịch kèm theo.
– Ba, giấy tờ khai thuế các tháng, quý đầy đủ, không bị rách nát.
– Bốn, báo cáo tài chính doanh nghiệp qua các năm.
– Năm, báo cáo sử dụng hóa đơn đã sử dụng và thanh toán
Những lưu ý khi bàn giao công việc kế toán trưởng
– Sáu, sổ kế toán theo từng năm của doanh nghiệp
– Bảy, hợp đồng giao dịch mua bán, cung cấp dịch vụ đầu vào và đầu ra của doanh nghiệp.
– Tám, hồ sơ nhân sự trong bộ phận kế toán
– Chín, toàn bộ hóa đơn, phiếu thu chi đầy đủ
– Mười, sổ phụ ngân hàng.
– Mười một, các báo cáo kho hàng hóa
– Mười hai, hồ sơ BHXH, BHYT
.jpg)
Bàn giao công việc kế toán trưởng
Ngoài ra còn một số giấy tờ khác tùy vào những tính chất hoạt động của doanh nghiệp và những công việc mà kế toán trưởng được ủy quyền.
Đối với kế toán trường mới, khi thực hiện việc bàn giao giấy tờ và sổ sách phải thực hiện kiểm tra đầy đủ các giấy tờ và các mẫu giấy tờ theo đúng quy định. Tránh trường hợp nhận bàn giao xong phát hiện một số giấy tờ sau quy định và không đủ số liệu.